Gestionnaire administratif (h/f)

Pour le service mobilité du Pôle International

AFFECTATION
Le service mobilité au sein du Pôle International assure le traitement des candidatures des étudiants en échange (entrants et sortants), des candidatures des étudiants entrants à titre individuel, des demandes de financement des mobilités des personnels sortants ainsi que l'accueil des personnels internationaux. Il gère également une chaîne d'inscription en début d'année universitaire ainsi que l'organisation et la tenue de journées d'accueil pour les étudiants internationaux en septembre et janvier de chaque année

MISSION ET ACTIVITES
Au sein du Pôle International, le ou la gestionnaire des candidatures à titre individuel est en charge des différentes procédures liées aux candidatures des étudiants internationaux à l'Université Bourgogne Europe dans toutes les composantes. A ce titre, il/elle instruit les dossiers de candidatures et les transmet dans les commissions pédagogiques concernées qui doivent éditer un avis d'admission ou de refus. Le ou la gestionnaire se charge ensuite de notifier la décision aux candidats.
Selon le calendrier universitaire, il/elle participe à l'inscription administrative en présentiel des étudiants internationaux et à leur accueil sur le campus.

Les activités pourront être :
- Gestion des procédures Demande d'Admission Préalable (DAP), Etudes en France, Mobility Online ;
- Instruction et vérification des dossiers ;
- Envoi en commission pédagogique ;
- Notification des résultats aux candidats ;
- Utilisation et mise à jour des logiciels Etudes en France et Mobility-Online ;
- Participation aux formations pour les secrétaires de scolarité organisées chaque année ;
- Organisation de la chaîne d'inscription ;
- Accueil d'un public étranger.

LE PROFIL RECHERCHE

Seront un plus
les connaissances
- de la réglementation sur l'admission des étudiants étrangers mais aussi sur la délivrance des titres de séjour,
- du système LMD et de l'offre de formation universitaire
- la maîtrise du système d'équivalence des diplômes étrangers

Le candidat devra maîtriser la langue anglaise, faire preuve d'organisation et démontrer un sens du relationnel

DIPLÔME
Bac minimum souhaité, un parcours d'études en relations internationales, droit seront un plus.

CONTRAT - CONDITIONS D'EXERCICE
Prise de poste ou début de contrat prévisible : à partir du 10 mars 2025
Fin de contrat : 21 juin 2025
Contrat : Catégorie C, CDD
Temps complet

Environnement de travail et prestations :
- Campus à l'américaine avec installation sportive à disposition des personnels
- Accès aux bibliothèques universitaires et à ses catalogues
- Accès à l'Atheneum (centre culturel) et à sa programmation
- Adhésion possible à des Associations de personnels (équivalente à un CE)
- Campus accessible en tramway et bus, vélos DIVIA
- Forfait mobilité durable
- Nombreux points de restauration (cafétérias universitaires.)
- Nombreux jours de congés
- Accès au service social du personnel également en charge des aménagements pour les bénéficiaires de l'obligation d'emploi (RQTH.)

CANDIDATURES
CV détaillé et lettre de motivation à adresser à : candidature-ub@u-bourgogne.fr en précisant clairement l'intitulé de l'offre ou sa référence.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Environnement administratif, institutionnel et politique,Techniques de numérisation,Techniques de secrétariat,Accueillir, orienter, renseigner un public

Langues: Anglais exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.