Mission du poste
Au sein de la cellule « pilotage du programme d'intervention » de la direction des politiques d'intervention, composée de 4 agents, le/la titulaire du poste devra coordonner le suivi des interventions lié au pilotage du 12ème programme 2.
Activités
Le/la chargé(e) d'affaires administratives doit :
1/ Contribuer au travail de pilotage du programme d'intervention, en lien avec le service des finances et le responsable de la cellule pilotage :
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- Traiter et analyser les données nécessaires au pilotage du programme, suivre les engagements et les activités, préparer les tableaux de bord sur les interventions ;
- Coordonner la mise à jour et le suivi des outils de pilotage technique du programme (documents d'accompagnement, modalités de gestion) ;
- Aider à la préparation du budget annuel des interventions ;
- Préparer des requêtes sous Rivage (Système d'information des aides) en vue d'élaborer des synthèses ;
- Coordonner le suivi des Contrats État-Régions.
2/ Participer à la préparation des décisions d'aides :
- Mettre à disposition les éléments puis coordonner le travail pour les instances internes de préparation des décisions (Comité Pré-Programmation) ;
- Assurer la préparation des supports de présentation pour la Commission des Aides et le conseil d'administration.
3/ Appuyer la directrice et les chefs de service dans l'organisation du travail transversal au niveau de la direction :
- Organiser les réunions siège - délégations et rédiger les relevés de décision ;
- Organiser les réunions interprocessus Aides-Programme-Budget et rédiger les relevés de décision ;
- Contribuer aux paramétrages de Rivage (Système d'information des aides) ;
- Participer au réseau des chargé(e)s d'affaires administratives.
4/ Participer à la mise en oeuvre de la démarche Qualité dans le cadre des différents processus définis par l'agence :
- Contribuer au processus Pilotage du programme et évaluation ;
- Mettre à disposition de l'information, liée au programme sous l'intranet de l'agence.
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