Responsable administratif des résidences et accueil de jour - h/f

Description

Le Centre Hospitalier des Quatre Villes recrute un(e) responsable administratif(ve) pour ses résidences pour personnes âgées et ses accueils de jour situés sur les villes Saint-Cloud et Sèvres (92).


MISSIONS :

1. FACTURATION DES SÉJOURS
o Vérification et Renseignement du logiciel de facturation CPAGE
o Vérification et Suivi en remplacement du tableau des mouvements
o Suivi des tableaux financiers (commun avec TP et finances)
o En remplacement d'un gestionnaire : Gestion des demandes de prélèvements automatiques
o Facturation mensuelle : Emission des titres de recettes (résidents payants, et départements hors 92 pour l'APA) + des avis de prélèvement + des contributions des ash
o Facturation mensuelle de l'APA pour le département 92 (sans émission de titre)
o Dépôt chorus pour la facturation ASH et APA auprès des départements
o En support des gestionnaires : Suivi des GIR, des dossiers APA et des dossiers ASH
o En remplacement d'un gestionnaire Saisie des actes de soins des intervenants libéraux
o Clôture de l'exercice : lien avec le TP et la DAF et validations des données des logiciels CPAGE (logiciel de facturation CH4V) et Hélios (logiciel comptable du TP)
o Réalisation d'effacement comptable sur demande du TP
o Envoi mensuel des tableaux / mémoire à l'appui des dépôts dans Chorus
o Envoi mensuel des tableaux financiers au TP
o Envoi par mail des dossiers de provisionnements des arrivées des résidents à l'ASH
o Envoi des nouveaux tarifs et GIR aux départements hors 92 pour l'APA
2. RÉGIES D'AVANCES ET DE RECETTES POUR LES RÉSIDENCES ET ACCUEIL DE JOUR (RÉGISSEUR PRINCIPAL DES 2 SITES)
o Remise de la carte de régie et suivi des achats (DFT-NET et Excel)
o Vente de tickets repas et suivi
3. GESTION DE L'ÉQUIPE
o Plannings de l'équipe administrative, des animateurs, des psychologues, des psychomotriciens, et de l'accueil de jour
o Management et formation de l'équipe administrative
o Organisation du travail administratif incluant l'élaboration et la mise en œuvre des procédures
4. COMMUNICATION
o Envoi des mails institutionnels d'informations aux familles y compris PJ
o CVS : élaboration du CR et envoi des invitations
o Réunions des familles : élaboration du CR et envoi des invitations
o Participations aux réunions de service, aux COPIL
5. DÉMARCHE QUALITÉ
o Participation aux réunions liées à la démarche qualité et réunions hebdomadaires de coordination par site
o Elaboration / mise à jour de procédures en lien avec le service administratif
o Elaboration de compte rendu de réunions, y compris celles avec les familles
6. EN REMPLACEMENT DES ADJOINTS - ACCUEIL PHYSIQUE, TÉLÉPHONIQUE, COURRIER ET COURRIEL DE LA RÉSIDENCE
o Information du public sur les conditions d'admission et de fonctionnement de la Résidence
o Ouverture du portail visiteurs
o Réponse aux questions et réclamations des résidents et de leur entourage ou orientation si besoin vers l'interlocuteur concerné.
o Réponse aux appels sur l'ensemble des Résidences
o Gestion du courrier : tri du courrier et redistribution auprès des professionnels, renvoi si besoin des courriers des résidents aux référents familiaux
o Visites de l'établissement
7. EN REMPLACEMENT DES ADJOINTS CONSTITUTION ET SUIVI DES DOSSIERS ADMINISTRATIFS DES RÉSIDENTS TOUT AU LONG DE LEUR SÉJOUR
o Réponse aux demandes d'admission et instruction des dossiers
o Gestion administrative des entrées et des sorties (constitution des dossiers, registre des entrées/sorties, registre des décès, adressage des chèques de dépôt de garantie au Trésor Public)
o Remplissage des logiciels CPAGE et ORBIS
o Suivi des admissions, gestion de la file d'attente et du taux d'occupation de la Résidence
o Suivi de l'occupation des lits : envoi du flyer des Résidences aux partenaires, utilisation de ViaTrajectoire, collaboration régulière avec les assistantes sociales des services hospitaliers du CH4V et autres CH
o Suivi des mouvements dans Resid'ehpad et Cert'DC
o Relations avec les partenaires CAF, CPAM, Tuteurs, Départements
o Gestion administrative des successions
o Archivage du dossier administratif : gestion et suivi des dossiers archivés (création / durée de conservation / destruction : selon procédures) et maintien en état de la salle d'archives.
8. EN REMPLACEMENT DES ADJOINTS SECRÉTARIAT DE LA RÉSIDENCE
o Gestion des panneaux d'information et mises à jour
o Commandes de papeterie pour l'administration du site
o Gestion du relevé de suggestions
o Envoi des courriers de projet d'accompagnement personnalisé
o Diverses tâches administratives

PROFIL SOUHAITÉ


Expérience

* Expérience souhaitée

Source: France Travail (https://www.francetravail.fr/)

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