Gestionnaire administrative - stages (f/h)

Sous la responsabilité et avec l’appui du Responsable des stages, nous recherchons un/une Gestionnaire administrative - stages (F/H) - CDD 4 MOIS - potentiellement prolongeable qui accompagnera les élèves et les étudiants dans leur recherche de stages, la constitution de leur dossier, en relation avec les cycles, le service en charge des entreprises et partenariats et les structures d’accueil des élèves.A ce titre, vous assurez les missions principales suivantes:Accompagner les élèves et étudiants dans leur recherche de stages et la constitution de leur dossier de stagesLes informer (amphi, site intranet, jobboard …), les guider et répondre à tous leurs questions relatives aux stagesEtablir tous les documents et dossiers administratifs: les fiches de stage, les conventions de stage, les avenants …Être l’interface privilégié des entreprises (RH et tuteur), des responsables de cycles, responsables de départements, coordinateurs, d’autres départements (partenariats, relations internationales …), de structures (FX, AX, IP), d’associations étudiantes.Assurer la diffusion des offres de stagesAssurer le suivi, le reporting des stages de la population de votre périmètreMener les enquêtes sur les stages : définition et lancement, l’exploitation et valorisation des résultats et contribuer aux projets associésOrganiser le prix de stage de rechercheMettre à jour toutes les informations et données relatives aux stages: plaquette, présentation, site, intranet, jobboard, logiciels …Contribuer à la vie, aux projets et à l’amélioration continue du service ainsi qu’aux projets d’autres services de l’Ecole à dimension stages : réunions d’équipe, réunions projets, évènements recrutement – carrière, visite d’entreprises….Dans le cadre de ses missions pour l’École polytechnique, l’agent pourra être amené à travailler sur des missions IP Paris, des missions en collaboration avec l’AX, la FX.Cette liste n’est pas exhaustive.Ce poste est à pourvoir à Palaiseau (Essonne) par voie contractuelle.Nous sommes faits pour vous car : Vous intégrerez une institution de réputation mondiale et découvrirez une diversité de métiers et des perspectives de carrières. Vous rejoindrez ainsi un écosystème d’innovation unique.Les missions que nous confions à nos collaborateurs sont ainsi profondément inscrites dans l’ADN de l’École et de ses racines humanistes : se mettre au service de l’intérêt général par la recherche du progrès économique, technologique et sociétal.Dans cet esprit de responsabilité, l’École polytechnique s’engage activement dans une démarche de développement durable et de responsabilité sociétale. La défense de l’égalité des chances, la promotion de la diversité sous ses différentes formes et la réduction de l’impact environnemental sont placés au centre des ambitions stratégiques de l’École.Vous bénéficierez des avantages suivants :25 jours de congés + 18 RTTTélétravail en fonction du posteRemboursement du titre de transport à hauteur de 75%Des services (restaurant d’entreprise, bibliothèque, Musée de l'X, service postal, coiffeur)Services de santé : kinésithérapeute, ostéopathe gratuit...Équipements sportifs (piscine, courts de tennis, salle de sport...) Mutuelle collective (sauf cas de dispense) prise en charge à 50%Rémunération : fonctionnaires : selon les conditions statutaires (grille indiciaire et IFSE correspondant à l’emploi) ou contractuels : en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent.L’École polytechnique s’engage à un recrutement favorisant l’égalité, la diversité et l’inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction (âge, handicap, sexe, nationalité, religion, orientation sexuelle…).Vous êtes notre perle rare car :Titulaire d’un bac +2, vous justifiez, idéalement, d’une première expérience professionnelle réussie au contact d’étudiants dans l’enseignement supérieur en France ou à l’International. Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques (Pack Microsoft Office) plus particulièrement Excel et avez un niveau d’anglais courant (C1) afin d’interagir par écrit et oral en anglais et en français.Votre organisation, votre sens du service et votre esprit d’équipe sont vos principaux atouts pour réussir dans ce poste en CDD de 4 mois (éventuellement prolongeable).Nous sommes impatients de vous rencontrer !L’École polytechnique, surnommée l’X,est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche de niveau mondial.Il s'agit d'uneécole militaireplacée sous la tutelle du ministère des Armées. L’École polytechnique est membre fondateur del’Institut Polytechnique de Parisaux côtés dequatre Grandes Écoles: l’ENSAE Paris, l’ENSTA Paris, Télécom Paris et Télécom SudParis.Largement internationalisée(40% de ses étudiants, 40% de son corps d’enseignants), l’École polytechnique associerecherche, enseignement et innovationau meilleur niveau scientifique et technologique. Sa formation promeut une culture d’excellence à forte dominante en sciences, ouverte sur une grande tradition humaniste.Avec ses23 laboratoires, dont 22 sont unités mixtes de recherche avec leCNRS, le centre de recherche de l’X travaille aux frontières de la connaissance sur les grands enjeux interdisciplinaires scientifiques, technologiques et sociétaux.La Direction de l’enseignement, principalement en charge du volet académique des cursus de formation de l’école, travaille en interaction quotidienne avec les autres directions : Direction des Relations Internationales, Direction de la Formation Militaire et Humaine, Direction entreprises, entrepreneuriat & innovation.Au sein de la Direction de l’enseignement, le Career Center accompagne les élèves et étudiants dans l'élaboration et la mise en œuvre de leur projet professionnel. Il est donc l’interlocuteur central sur les sujets suivants:- Gestion des offres de stages et suivi administratif, juridique et pédagogique des stages,- Accompagnement à l’orientation et l’insertion professionnelle.Le service des stages est en charge des stages des élèves et des étudiants des cursus polytechniciens, MScT, Masters et bachelors de l’Ecole polytechnique.Il accompagne les élèves et les étudiants sur toutes les étapes de leur stage: leur recherche de stages, la constitution d’un dossier complet pour aboutir à une convention, le déroulement du stage. Il organise la remise des prix du stage. Il leur communique toutes les informations nécessairesgrâce aux amphi de rentrée, les livrets de stages, l’intranet, le jobboard …Il met en place les outils de suivi, de reporting et organise des points réguliers auprès des différents services de la Direction de l’enseignement, notamment les cycles, mais aussi la Direction entreprises, entrepreneuriat & innovation, la Direction de la Formation Humaine et Militaire, la Fondation de l’X voire l’AX. Il coordonne des aspects pédagogiques en soutien à l’enseignement.Il accompagne les entreprises recrutant nos stagiaires: la communication sur les différents types de stages effectués par les élèves et étudiants, le processus de dépôt des offres, la validation, la centralisation et la diffusion des offres auprès des élèves et étudiants.