Secrétaire administrative (h/f)

L'association DELTA LILLE - Service de Soins Infirmiers A Domicile (SSIAD) pour Personnes Âgées/Personnes Handicapées (247 patients) recrute un secrétaire administratif (H/F) en CDI temps plein ou 80%.
Le secrétaire administratif facilite le travail de la Direction sur des activités administratives et sur le traitement d'informations. Interface auprès de divers interlocuteurs internes et externes, il est contributeur actif au sein du pôle administratif. Il/elle est responsable des tâches confiées et de leur réalisation dans les meilleurs délais. Il/elle participe aux différents projets de service et à la démarche d'amélioration continue.

1. Gestion de l'accueil physique et téléphonique avec les outils déployés et traitement informatif
- Gestion de l'accueil physique et téléphonique : orientation des personnes vers l'interlocuteur adéquat et traçage des appels.
- Traitement journalier des appels relatifs aux missions confiées.
- Gestion des entrées et sorties du courrier : enregistrement sur le cahier de suivi
- Rédaction, mise en forme, édition, transmission de courriers et documents administratifs
- Gestion des cartes d'anniversaires, de décès envoyées aux personnes en soins et à leur famille

2. Gestion de données / suivi des dossiers patients
- Constitution et archivage mensuel des dossiers patients sous formats informatique et papier
- Gestion des courriers destinés aux intervenants extérieurs : médecins, IDEL et à la famille des personnes prises en soins
- Suivi des entrées / sorties en s'assurant de leur exactitude
- Gestion des certificats médicaux dans les dossiers patients
- Contrôle de la validité des attestations d'ouverture de droits et gestion des retours de ces attestations
- Préparation et gestion des statistiques mensuelles et annuelles en vue de l'élaboration du rapport d'activité

3. Gestion des plateformes de données
- Plateforme RESIDESMS avec la sécurité sociale
- Suivi des entrées et des sorties de patient
- Logiciel DOMILINKSSIAD
- Mise à jour des données administratives concernant les patients
- Saisie des données pour les statistiques
- Gestion de l'interface bureautique (publipostage)

4. Logistique
- Saisie, suivi et réception des commandes du matériel de soin
- Gestion des commandes et stocks de fournitures de bureau et produits courants pour la structure
- Suivi du roulement des blouses des aides soignant(e)s
- Organisation d'événements professionnels, sociaux
- Préparation de la logistique des réunions du bureau, assemblées générales et instances diverses (édition de documents, envoi des convocations, préparation de la salle, rédaction du procès-verbal, déclaration en préfecture)
- Classement et archivage des convocations procès-verbaux..

5. Activités transverses
- Apport de sa maîtrise technique pour l'élaboration et la mise en œuvre des différents projets du service
- Participation au plan d'amélioration continue de la qualité sur son champ d'activités
- Participation à des comités de pilotage concernant la qualité

6. Activité RELAI : Ressources humaines / Comptabilité
- Contrôle de la complétude du dossier administratif du salarié lors d'un recrutement
- Rédaction des contrats de travail et vérification du retour des contrats de travail
- Réalisation de la déclaration unique d'embauche ainsi que l'adhésion à la caisse de retraite
- Contrôle des feuilles de kilomètres effectués par le personnel et des frais de stationnement pour le calcul des frais kilométriques

Experience: Débutant accepté

Compétences: Améliorer des procédures administratives,Assurer la gestion administrative d'une activité,Mettre en place des outils d'aide à la décision

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Aide à domicile

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

Association DELTA LILLE
Service de Soins Infirmiers A Domicile pour Personnes Agées et Personnes Handicapées