RESPONSABILITÉS :
1/ Coordonner l'ensemble des activités de scolarité qui permettent de mettre en œuvre l'offre de formation proposée par le département :
- Mobiliser, manager les 3 agents
- Organiser la rentrée universitaire de son département : élaboration de l'emploi du temps des 850 étudiants inscrits (2020/2021) en travail collaboratif avec la direction enseignante du département et publication sur Celcat Live.
- Programmer sur IGWeb le planning des groupes CM et/ou TD pour chacune des UE concernées
- Organiser les inscriptions pédagogiques en lien avec les gestionnaires de cursus
- Superviser le recueil des Modalités de Contrôle des Connaissances pour élaborer le document à faire voter et à publier
- Elaborer l'ensemble des calendriers d'examens et les modalités d'organisation administrative et matérielle des épreuves
2/ Assurer la gestion administrative du département, de l'inscription des étudiants jusqu'à la délivrance du diplôme, en lien avec la direction du département et le RAF de l'UFR :
- Collaborer aux réunions Vice-présidence aux moyens / direction du département pour l'évaluation annuelle du volume de la Dotation Globale Horaire du département.
- Assurer la gestion de la DGH du département : saisie de la répartition prévisionnelle, saisie du réalisé, suivi du recrutement dématérialisé des Chargés d'Enseignement Vacataires.
- Collaborer avec la Commission pédagogique lors de l'élaboration des nouvelles offres de formation pour porter les données de faisabilité administrative.
- Préparer les conseils du département, y participer (convocations, préparation et communication des dossiers en examen) et rédiger le compte-rendu.
3/ Suivre la gestion financière du département, en lien avec la direction du département et la Responsable Administrative et Financière de l'UFR.
- Calculer la répartition de l'enveloppe budgétaire annuelle (21 000 € en 2021) du département sur 1 Service Opérationnel
- Suivre l'enveloppe budgétaire allouée au département sur les centres de coûts
- Superviser ou établir des demandes d'achat à l'attention de la gestionnaire financière de l'UFR
4/ Contribuer à la communication interne et externe des activités du département
- Communiquer et entretenir les relations avec les différents interlocuteurs internes et externes
- Systématiser un mode de communication et d'information vis-à-vis du public étudiant: mise en ligne sur l'ENT, IRIS, site web du département
- Participer à la création de supports de communication (flyers, affiches etc.)
- Assurer un accueil physique, téléphonique et numérique
PROFIL RECHERCHÉ :
Savoirs :
- Réglementation de base des domaines traités: scolarité, gestion administrative, financière, RH et savoir conduire un projet de composante
- Règlementation et procédures de la scolarité
- Fonctionnement de l'organisation de l'enseignement supérieur et de la recherche
- Règlementation régissant l'organisation de l'enseignement supérieur au regard des statuts des enseignants et enseignants-chercheurs
Savoirs faire :
- Maîtriser les outils bureautiques et les logiciels spécifiques en fonction du domaine d'activité : APOGEE, CELCAT, SAGHE, CELCAT Live, Ksup
- Concevoir des tableaux de bord
- Maîtriser la communication écrite et orale : être capable de rédiger des textes adaptés aux interlocuteurs auprès desquels ils seront communiqués
- Manager, mobiliser et coordonner
- Assurer un rôle de veille, de contrôle et de conseil administratif auprès de la direction du département
Savoir-être :
- Rigueur et de fiabilité
- Hiérarchisation des priorités
- Autonomie
- Organisation
- Réactivité face aux imprévus
- Bon relationnel
- Capacité à construire un réseau relationnel et de l'utiliser comme aide et support à son activité
- Adaptabilité
Experience: Expérience exigée
Qualification: Agent de maîtrise
L' UFR Langues, Littératures et Civilisations étrangères est une des 5 unités de formation et de recherche de l'Université Toulouse Jean Jaurès, composé de 7 départements, et met en œuvre les missions de service public d'enseignement supérieur et de recherche dans le champ sciences humaines et sociales en assurant une mission générale de coordination de la politique pédagogique et scientifique et de la vie universitaire.
Vous serez rattaché.e hiérarchiquement au RAF de l'...
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