Gestionnaire administrative - centre de gestion 62

Missions:
Participer à la gestion administrative du service UNI
- Prendre en charge le secrétariat administratif service
- Accueillir, renseigner sur place ou par téléphone
- Gestion du standard UNI

- Prendre en charge le secrétariat administratif service UNI
* Procéder à l'enregistrement du courrier
* Rédiger et expédier les conventions
* Rédiger saisir et mettre en forme les courriers et comptes-rendus
* Prendre les rendez-vous, gérer les agendas, gérer les réservations de voitures
* Classer et archiver les dossiers, les courriers et les documents
* Rendre compte des travaux au responsable de service
- Accueillir, renseigner sur place ou par téléphone
* Accueillir le public avec amabilité
* S'exprimer clairement oralement et par écrit
* Reformuler les demandes
* Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Gestion du standard UNI
* Répondre aux appels téléphoniques
* Orienter les appels téléphoniques vers le bon interlocuteur
* Reformuler les demandes
* Synthétiser les demandes avant de transférer les appels aux collègues
* Identifier les situations d'urgence
* Véhiculer une image positive de l'établissement

Savoirs
* Connaître les règles de l'orthographe
* Maîtriser les logiciels WORD, EXCEL, PUBLISHER, POWER-POINT, OUTLOOK
* Maîtriser les techniques d'expression orale ainsi que les techniques rédactionnelles (écrit, web etc)
* Connaitre les techniques et outils de diffusions (mailing, fichiers)
* Connaître les règles de syntaxe, de grammaire et d'orthographe
* Connaissances en gestion comptable et administrative
* Méthode de classement et archivage
* Utiliser l'application TEAMVIEWER
* Gestion de ses émotions et du stress
* Techniques et outils de communication
* Technique d'écoute
* Etablir devis et facturation
* Tenue de tableaux d'activité du service