Assistant / assistante de gestion administrative (h/f)

Mission :
Assister les équipes et les responsables du Département Robotique dans l'organisation et l'optimisation des activités administratives et logistiques et assurer les fonctions d'adjoint du service.

Activités :
1/ Assistant (H/F) en gestion administrative pour les membres des Départements ROB et INFO du bât. 5
- Apporter un support administratif aux déplacements professionnels des membres des équipes et de leurs invités, en France et à l'étranger, via l'UM ou le CNRS (environ 700 missions par an) :
o Analyser les demandes et mettre en œuvre les réponses et les procédures adaptées aux situations (missions complexes, multi-destinations déclarations FSD pour les missions dans les pays sensibles, autorisations d'absence, inscriptions aux conférences,.) et assurer l'interface avec les services des tutelles le cas échéant.
o Vérifier la conformité réglementaire et s'assurer du respect de la réglementation dans le cadre des missions (organisation des missions dans le cadre des marchés,...)
o Construire et réaliser un tableau de bord de suivi des missions permettant d'établir des bilans et des statistiques
- Apporter un support administratif aux doctorants pour leur inscription et réinscription en thèse :
- Gérer les demandes d'achat
- Assurer un rôle de référent pour les nouveaux entrants :
o Planifier, anticiper et organiser les arrivées
- Assurer la continuité de service avec les autres assistants de proximité :

2/ Assistant (H/F) de Direction du Département Robotique et aide au pilotage
- Participer à la coordination et à l'organisation des réunions de départements, d'équipes et des jurys de thèse
- Préparer et analyser des bilans financiers destinés aux responsables de département, en lien avec le service de gestion financière
- Interagir avec le responsable de département, les porteurs de contrats et le service gestion financière à partir d'un tableau de bord de tous les contrats du département, établi par le service de gestion financière. Alerter sur les échéances à respecter pour ces contrats.
- Réaliser les tableaux d'indicateurs de suivi des doctorants (nom, date d'entrée, date de soutenance, noms des encadrants, ...) permettant le pilotage du Département en matière d'attribution des thèses notamment
- Tableau de suivi des relectures pour publications passées sur l'entité commune du Département (nom de la publication, les co-auteurs, ...) et du budget afférent

3/ Adjoint (H/F) du service :
- Animer les réunions de service
- Représenter la cheffe de service en son absence
- Aider à élaborer et à mettre en œuvre des plans et des objectifs pour le service
- Travailler avec la responsable de service pour coordonner et superviser les opérations quotidiennes
- Analyser les nouvelles réglementations dans le domaine de compétences, établir des synthèses, communiquer et veiller à leur mise en oeuvre au sein du service

4/ Activités associées
- Etre l'interface entre le bâtiment 4 et le bâtiment 5 et faciliter/fluidifier les relations entre services administratifs et chercheurs / doctorants
- Etablir des tableaux de bord et des outils d'aide au pilotage (bilans de l'activité, du service, du laboratoire)
- Assurer l'intendance du bâtiment 5 côté LIRMM (clés de bureaux, demandes de travail en horaires décalés, pannes diverses, ...) en l'absence de la personne en charge de cette fonction
- Entretenir les collaborations avec les Assistantes de l'IES et INRIA

Experience: Expérience exigée de 5 An(s)