Responsable administratif et accueil (f/h)

Job Description
La ville de Pré Saint-Gervais vous invite à saisir une opportunité unique en tant que Responsable des Services Administratifs et Accueil, un poste stratégique au cœur de l’administration municipale. Vous serez l’architecte d’une organisation fluide et performante, garantissant un accueil de qualité et une gestion administrative rigoureuse.

Qui sommes-nous ?

La commune du Pré-Saint-Gervais accompagne environ 17 000 habitants avec ses 33 conseillers municipaux et près de 400 agents municipaux. Elle joue un rôle essentiel dans l’action sociale, soutenant la petite enfance, la santé et l’insertion via des services comme le CCAS. La ville gère ses espaces publics et contribue à l’éducation avec 4 écoles maternelles, 3 écoles élémentaires et 1 collège public.

Économiquement, Le Pré-Saint-Gervais profite de sa proximité avec Paris, avec des commerces locaux et une attractivité croissante liée à la Métropole du Grand Paris. Les services incluent un centre de santé municipal, des équipements culturels comme la "Petite Criée" et une bonne desserte par le métro (lignes 11 et 7bis à proximité).
Le Pré-Saint-Gervais offre une vie conviviale, mêlant esprit de quartier et accès aux avantages urbains de Paris.

Votre mission au quotidien :

Vous êtes responsable de la coordination des missions du service, veillant à une répartition optimale des tâches au quotidien entre les membres de votre équipe, composée de sept agents à l’Hôtel de Ville et de trois agents au cimetière. Cette organisation se doit d’être flexible, afin de répondre efficacement aux besoins du service tout en garantissant une dynamique de travail harmonieuse et productive.

Dans le cadre de vos responsabilités, vous portez une attention particulière à la qualité de l’accueil des usagers et à la fluidité des échanges avec l’administration. En tant que responsable du groupe Accueil, vous pilotez l’ensemble des agents d’accueil de la ville, en veillant à leur professionnalisme et à leur disponibilité.

Votre rôle implique également un suivi rigoureux des démarches administratives liées à l’état civil, à la délivrance des titres d’identité, ainsi qu’aux diverses affaires générales, telles que le recensement citoyen, les attestations d’accueil, les certificats ou encore les demandes de logement social. Vous vous assurez que ces processus se déroulent dans les meilleures conditions possibles, dans le respect des normes et des délais impartis.

En parallèle, vous assurez la gestion logistique et organisationnelle des opérations de vote, du recensement annuel de la population et des démarches funéraires, en étroite collaboration avec la conservatrice du cimetière communal. Vous garantissez ainsi une bonne organisation et une exécution sans faille de ces opérations cruciales pour la collectivité.

Sur le plan administratif et financier, vous veillez au suivi des budgets et à la bonne gestion des ressources allouées à votre service. Enfin, votre rigueur se reflète dans votre veille constante sur les évolutions du cadre réglementaire, vous assurant de la conformité des actes et des pratiques. Grâce à une veille proactive via la Préfecture, des échanges avec vos homologues et des formations régulières, vous garantissez la sécurité juridique de l’ensemble des démarches et opérations menées par votre équipe.





Profil

Vos compétences à partager :

Vous incarnez le leader pragmatique et visionnaire capable de piloter la gestion quotidienne du service, tout en insufflant une dynamique positive et soutenante au sein de votre équipe. Votre approche allie pédagogie et efficacité, permettant à chacun de se développer tout en respectant les impératifs de rigueur administrative. Vous êtes un expert de l’organisation, avec une aptitude à maîtriser les règles et les processus propres aux secteurs que vous gérez, qu'il s'agisse du funéraire, de la famille, de l’état civil ou des élections, et avez la capacité d’anticiper les évolutions réglementaires pour maintenir une gestion fluide.

Votre attention aux détails se traduit par une gestion proactive des procédures, garantissant ainsi la continuité du service et la mise à jour régulière des documents essentiels. Vous êtes animé par une recherche constante de perfection, tout en sachant vous adapter aux défis de chaque jour avec une réactivité sans faille. Vous savez allier rigueur et souplesse, réagissant avec diplomatie et professionnalisme face aux situations diverses, tout en respectant un haut degré de confidentialité.

Doté d’un excellent relationnel, vous êtes la personne de confiance vers qui se tournent les autres pour obtenir des réponses claires et concises, et vous faites preuve de patience, qu’il s’agisse de travailler avec vos équipes ou d’interagir avec les usagers. Vous possédez également une grande polyvalence et une aisance à gérer les transitions, restant toujours attentif à l’évolution des priorités.

Concernant votre expérience, vous avez une bonne connaissance des secteurs sous votre responsabilité, ou vous êtes particulièrement motivé pour vous y plonger rapidement, avec une capacité d'apprentissage et d’adaptation hors pair. Votre maîtrise des outils administratifs, et notamment des logiciels spécialisés tels que ceux de la suite ARPEGE (Alto, Soprano, Mélodie, Requiem), vous permet de gérer efficacement les missions administratives liées à l’état civil, aux affaires générales, aux élections et au cimetière. Vous êtes également à l’aise avec la rédaction d’écrits administratifs, un atout essentiel pour ce poste.

Vos conditions particulières d'exercice :

L’amplitude horaire du poste est établie de manière à favoriser un équilibre optimal entre vie professionnelle et personnelle, avec des horaires de 8h30 à 17h30 du lundi au jeudi, et jusqu’à 16h30 le vendredi. Une disponibilité ponctuelle le samedi matin pourra être requise, dans le cadre d’une absence imprévu d’un agent, ainsi qu’une présence occasionnelle en soirée et le week-end pendant les périodes électorales.

La collectivité s’engage à offrir des conditions de travail particulièrement attractives, tant sur le plan financier que sur les avantages sociaux. Vous bénéficierez d’une rémunération statutaire, d’un régime indemnitaire, d’une prime de fin d’année, ainsi que d’un accès à divers avantages tels que le CNAS, les titres-restaurant, et une couverture mutuelle et prévoyance. En outre, des dispositifs tels que le don de jours ou le CET monétisé viennent compléter un ensemble de bénéfices favorisant votre bien-être. La collectivité valorise également les moments de convivialité et de proximité, créant ainsi un environnement de travail à la fois humain et dynamique.




Informations contractuelles

Pourquoi nous ?

Avec une collectivité de taille modérée, nous offrons un environnement où chaque agent est reconnu pour son engagement. Travailler ici, c’est bénéficier d’une proximité avec les habitants et les collègues, tout en évoluant dans une structure qui valorise les initiatives et le sens du service.

Des opportunités pour grandir

Nous croyons en l’évolution de nos talents. Rejoindre la mairie, c’est accéder à des perspectives de carrière au sein d’une collectivité qui accompagne ses agents dans leur développement professionnel, que ce soit par des formations adaptées ou des possibilités d’évolution interne.

Une mission qui a du sens

Participez à des projets qui transforment le quotidien des Gervaisiens : crèches, écoles, espaces culturels ou aménagements urbains, chaque mission contribue à faire du Pré Saint-Gervais un lieu où il fait bon vivre. Votre travail a un impact direct sur la qualité de vie de nos habitants.

Diversité et solidarité au cœur de nos valeurs

Reflet de la richesse de notre commune, notre équipe s’enrichit de profils variés, unis par un même engagement pour l’équité et la proximité. Nous favorisons un climat inclusif où chacun trouve sa place, au service d’une communauté diverse et solidaire.

Un équilibre au quotidien

Nous valorisons le bien-être de nos agents avec des conditions de travail pensées pour durer : une organisation qui laisse place à la flexibilité quand c’est possible, et un esprit d’équipe qui fait la force de notre collectivité.

Cet ensemble d'avantages met en lumière l'engagement de la ville du Pré Saint-Gervais à créer un environnement de travail valorisant, où le bien-être et le développement professionnel de chacun sont des priorités.

Prêt à relever le défi ?

Si vous êtes animé par la volonté de garantir une organisation administrative fluide et d’assurer un accueil irréprochable au sein de la collectivité, ce poste est une occasion unique de mettre en lumière votre expertise ! Postulez dès maintenant et découvrez ce que vous apporterez à notre équipe.

Enfin, c'est une surprise, retrouvez-nous en images :

* Découvrez votre future équipe:
* Découvrez nos locaux :
* Enfin découvrez la ville :

Nous avons hâte de vous rencontrer et que vous deveniez un membre précieux de notre équipe !


Requirements
Vos compétences à partager : Vous incarnez le leader pragmatique et visionnaire capable de piloter la gestion quotidienne du service, tout en insufflant une dynamique positive et soutenante au sein de votre équipe. Votre approche allie pédagogie et efficacité, permettant à chacun de se développer tout en respectant les impératifs de rigueur administrative. Vous êtes un expert de l’organisation, avec une aptitude à maîtriser les règles et les processus propres aux secteurs que vous gérez, qu'il s'agisse du funéraire, de la famille, de l’état civil ou des élections, et avez la capacité d’anticiper les évolutions réglementaires pour maintenir une gestion fluide. Votre attention aux détails se traduit par une gestion proactive des procédures, garantissant ainsi la continuité du service et la mise à jour régulière des documents essentiels. Vous êtes animé par une recherche constante de perfection, tout en sachant vous adapter aux défis de chaque jour avec une réactivité sans faille. Vous savez allier rigueur et souplesse, réagissant avec diplomatie et professionnalisme face aux situations diverses, tout en respectant un haut degré de confidentialité. Doté d’un excellent relationnel, vous êtes la personne de confiance vers qui se tournent les autres pour obtenir des réponses claires et concises, et vous faites preuve de patience, qu’il s’agisse de travailler avec vos équipes ou d’interagir avec les usagers. Vous possédez également une grande polyvalence et une aisance à gérer les transitions, restant toujours attentif à l’évolution des priorités. Concernant votre expérience, vous avez une bonne connaissance des secteurs sous votre responsabilité, ou vous êtes particulièrement motivé pour vous y plonger rapidement, avec une capacité d'apprentissage et d’adaptation hors pair. Votre maîtrise des outils administratifs, et notamment des logiciels spécialisés tels que ceux de la suite ARPEGE (Alto, Soprano, Mélodie, Requiem), vous permet de gérer efficacement les missions administratives liées à l’état civil, aux affaires générales, aux élections et au cimetière. Vous êtes également à l’aise avec la rédaction d’écrits administratifs, un atout essentiel pour ce poste. Vos conditions particulières d'exercice : L’amplitude horaire du poste est établie de manière à favoriser un équilibre optimal entre vie professionnelle et personnelle, avec des horaires de 8h30 à 17h30 du lundi au jeudi, et jusqu’à 16h30 le vendredi. Une disponibilité ponctuelle le samedi matin pourra être requise, dans le cadre d’une absence imprévu d’un agent, ainsi qu’une présence occasionnelle en soirée et le week-end pendant les périodes électorales. La collectivité s’engage à offrir des conditions de travail particulièrement attractives, tant sur le plan financier que sur les avantages sociaux. Vous bénéficierez d’une rémunération statutaire, d’un régime indemnitaire, d’une prime de fin d’année, ainsi que d’un accès à divers avantages tels que le CNAS, les titres-restaurant, et une couverture mutuelle et prévoyance. En outre, des dispositifs tels que le don de jours ou le CET monétisé viennent compléter un ensemble de bénéfices favorisant votre bien-être. La collectivité valorise également les moments de convivialité et de proximité, créant ainsi un environnement de travail à la fois humain et dynamique.