Gestionnaire administratif f/h

Qui sommes-nous ? Nous sommes l'autorité organisatrice des mobilités en Île-de-France.

Notre objectif : construire les solutions de mobilité du quotidien pour mieux vivre l’Île-de-France

Comment : en mettant notre expertise et notre savoir-faire au service de l'organisation, du pilotage et du développement de la mobilité sur le territoire francilien.

Intégrer Ile-de-France Mobilités c’est rejoindre un établissement dynamique et porteur de sens avec plus de 9,4 millions de déplacements au quotidien, un collectif fédéré autour du service public …. Ça vous parle ?

Nous recherchons notre futur « Gestionnaire administratif - F/H »

Description du poste

La Direction du numérique a pour missions :

la gouvernance et de la stratégie globale de transformation numérique et des systèmes d’information associés à l’ère de la transformation digitale des organisations, des services en ligne aux usagers, du temps réel ;

le conseil et l’appui à la transformation par le numérique ;

la conception, le développement et le maintien en conditions opérationnelles des applications et produits numériques ;

le pilotage de l’administration, de l’exploitation et de la supervision des infrastructures et des systèmes d’informations ;

la gouvernance, la valorisation et le partage des données utilisées par les métiers et les écosystèmes ;

le pilotage du risque cyber et la sécurité des systèmes d’information ;

l'assistance et l'appui aux utilisateurs (à distance et à proximité) ;

le développement de la connaissance des systèmes d’information des opérateurs et l’accompagnement des métiers dans les chantiers impactant ces systèmes d’information ;

ainsi que le pilotage des ressources affectées aux applications et aux systèmes d’information et du portefeuille des projets.

La Direction du numérique est structurée en quatre départements et deux pôles : Département Ingénierie Digitale, Département Infrastructure SI & Production, Département Data, Département des Systèmes d’Information des Opérateurs de Transports, Pôle Ressources et Portefeuilles Projets (PRPP), Pôle Sécurité des Systèmes d’Information et Conformité.

Sous la responsabilité hiérarchique du chef de Pôle Ressources et Portefeuilles Projets, le/la gestionnaire administratif/ve assure le traitement administratif des devis, des commandes et la facturation associée, ainsi que le suivi des marchés et la comptabilité associées à ces prestations. Ce pôle est actuellement constitué de deux gestionnaires administratifs, d’une responsable stratégie achat et contrats numériques, d’une chargée de projets transformation numérique, d’une PMO en charge du pilotage du budget et des process, et d’un chef de pôle.

Dans ce cadre, il/elle a pour missions notamment de :

Instruire les devis de la Direction du Numérique (DNUM), commandes et suivi de facturations en lien avec tous les acteurs de la Direction (pilotes) en charge d’un budget ; s’assurer de la réalité du service fait et des documents l’attestant auprès des pilotes et encadrants DNUM ;

Assurer le reporting et l’instruction des pièces financières ainsi que le suivi de la qualité de ces informations (devis, bons de commandes, engagements, factures) au sein de l’outil Triskell, outil de gouvernance et de pilotage des projets de la DNUM, permettant de consolider la consommation budgétaire et de faciliter le suivi de l’état des commandes au sein de la Direction ;

Echanger avec les services financiers, marchés publics et comptables d’Ile-de-France Mobilités ;

Proposer et optimiser la stratégie d’achat de la DNUM selon les types de prestations ou de matériels numériques ;

Piloter et suivre les marchés et conventions de la DNUM : conception et rédaction des pièces de marchés, anticipation et suivi des échéances contractuelles, rédaction des courriers associés en lien avec la commande publique ;

Piloter et suivre les relations contractuelles avec les centrales d’achats ;

Accompagner les agents de la DNUM (internes et externes) en cas de difficultés dans l’exécution/compréhension d’un marché ou d’un contrat, ainsi que les fournisseurs ;

Vérifier la cohérence entre les factures, les bons de commandes et les bordereaux des prix ;

Participer au pilotage et au suivi du budget (budget primitif, décision modificative, clôture/ouverture, etc.) en lien avec la fonction PMO du pôle PRPP ;

Être force de proposition sur les processus internes du pôle et à la stratégie d’achat, en lien avec la fonction de responsable stratégie achat et contrats numériques.

Connaissances mobilisées :

Marchés publics (conception, rédaction et exécution) ;

Centrales d’achats ;

Comptables et budgétaires ;

Analyse de devis ;

Rédaction de commandes ;

Gestion de factures ;

Outil informatique comptable (de préférence ASTRE de INETUM / GECCO / CHORUS PRO) ;

Outils bureautiques classiques : Outlook, Word, Excel, SharePoint ;

La connaissance d’un outil de reporting et de pilotage projets comme la solution Triskell est un plus ;

Définition de processus et modes opératoires.

Compétences spécifiques :

Excellente expression orale et rédactionnelle ;

Esprit d’équipe et bon relationnel ;

Faire preuve de rigueur et d’organisation ;

Faire preuve de réactivité ;

Savoir faire preuve d’autonomie ;

Anticiper, organiser, gérer ;

Suivre un processus ;

Rendre compte, Alerter ;

Respect de la confidentialité des informations ;

Classer, inventorier, archiver.

Expérience :

Secrétariat administratif et comptable ;

Gestion des achats ;

Pilotage, conception, rédaction et exécution des marchés ;

Pilotage d’un budget.