Un(e) secrétaire administratif(ve) en cdi à temps partiel (h/f)

Le pôle vieillesse de l'ASSAGE recrute pour rejoindre l'EHPAD Saint Vincent de Paul situé à TROYES (10000) :

Un(e) secrétaire administratif(ve) en CDI à temps partiel
(24 heures par semaine) soit 0,69 ETP
Poste à pouvoir à compter du 24/02/2025

Présentation de la structure :
L'EHPAD Saint Vincent De Paul accueille 74 résidents en hébergement permanent au centre de ville de TROYES. 63 personnes résident sur le site 3 rue de Tour, 11 personnes résident en unité fermée 3 rue Boucher de Perthes. Les valeurs de l'EHPAD s'inscrivent dans la continuité du projet associatif à savoir, le respect, le prendre soins, l'innovation et le partenariat. L'EHPAD vise à promouvoir le "bien vieillir" par le développement des échanges, le partage, la solidarité, le respect, l'autonomie et la participation aux évènements au sein de la cité.

Profil :
- Baccalauréat professionnel + expérience / BTS Gestion PME - PMI ou BTS supports action managériale.
- Ecrits professionnels et aisance avec les outils informatiques, bureautiques et numériques
- Travail en équipe
- Aisance relationnelle, autonomie, bienveillance, disponibilité, efficacité.
- Vous connaissez les spécificités du public accueilli et des problématiques associées ;
- Vous savez assurer une communication adaptée dans l'interaction avec les résidents, les familles et les professionnels ;

Missions :
Le (la) secrétaire administratif(ve) travaille sous la responsabilité de la direction. Vous serez chargé (e) quotidiennement de créer, de mettre à jour des outils de communication nécessaires au fonctionnement de l'établissement. Vous veillez à traiter et transmettre les informations aux interlocuteurs appropriés.

Accompagnement des usagers
- Assurer la réception et la gestion de l''accueil physique et téléphonique ;
- Orienter le public et les appels vers les différents services ;
- Réaliser le traitement des documents informatiques / traitements de courriers, classement, numérisation, archivage ;
- Traiter les convocations de formation des salariés ;
- Planifier et organiser les réservations de salles
- Planifier et coordonner l'intervention des professionnels de beauté des usagers (coiffeuse, esthéticienne. ) ;
- Réaliser le suivi administratif des dossiers des salariés et usagers ;
- Identifier, recueillir les besoins individuels et collectifs puis transmettre les informations et/ou les propositions pour étude à la direction ;
- Etablir la commande des effectifs repas puis transmettre en cuisine centrale ;
- Assurer l'organisation des inscriptions à la Table d'hôtes ;
- Coordonner et appliquer le cadre/légal et institutionnel ;

Préparation et réunions
- Participer à toutes les réunions d'équipe à des fins d'informations et de communication transversale ;
- Participer à des groupes de travail et ou comité de pilotage visant à évaluer les actions et proposer des améliorations aux accompagnements.

Participer à la vie institutionnelle de l'établissement, aux activités de recherches, de formation et d'information
- Participer à des actions de formation ;
- Participer aux travaux institutionnels (Evaluations internes/externe, projet d'établissement, supervision.) ;
- Contribuer à la dynamique de l'établissement et à la mise en œuvre des projets institutionnels.

Avantages du poste :
Participation de l'employeur à la Mutuelle prévoyance santé ;
Œuvres sociales ; Aide au logement ;

Type d'emploi :
Contrat : CDI Temps partiel Catégorie : Non Cadre

Salaire : C.C.N.T. 1951 - La rémunération est fixée selon la grille conventionnelle.
La reprise de l'ancienneté est calculée selon les dispositions de la CCNT + prime SEGUR.
Programmation :
Travail en semaine du lundi au vendredi ; horaires de journée.

Les candidatures peuvent être déposées jusqu'au 19 février 2025.

Experience: 12 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Accueil ou accompagnement sans hébergement d'enfants handicapés

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.