Gestionnaire administratif du pôle support académique (h/f)

Au sein de la Direction des Opérations de l’Enseignement et de la Recherche, le pôle Support Académique est organisé en back-office qui assure la coordination entre les différents cycles de formation et un front-office pour répondre aux besoins de ses clients.

Le pôle Support Académique est en charge du suivi des dossiers scolaires, de tous les étudiants, sur toute la durée de leur scolarité, à la fois pour les étudiants (inscription, transcripts, attestations, certificats et diplômes), pour les services internes (gestion des notes, organisation des jurys, requêtes d’informations, évaluation des enseignements) et aussi pour les entités externes (enquêtes nationales, vérification employeurs). Le pôle Support Académique est également en charge de la gestion des bourses, exonérations et prêts, ainsi que du conventionnement des formations.

Au sein de la DOER, rattaché(e) au responsable du pôle Support Académique, vous aurez pour mission de gèrer au sein d’un front office les dossiers administratifs et académiques des élèves de tous les cycles de formation, de l’inscription à la diplomation.

A ce titre, vous assurez les missions principales suivantes:

* Participer aux enquêtes et statistiques au sujet des étudiants en lien avec le responsable du pôle Support Académique ;
* Gérer les notes : collecter les notes auprès des enseignants, les vérifier et les importer en base de données, les publier en ligne, pour l'ensemble des formations de l'École polytechnique.;
* Instruire les demandes de vérifications de diplômes des anciens étudiants sur demande d'organismes extérieurs (notamment employeurs potentiels) ;
* Organiser les enquêtes d’évaluation des enseignements auprès des élèves, à l'issue de chaque enseignement ;
* Assister le/la responsable du pôle Support Académique dans le suivi de l'exécution des décisions des jurys ;
* Organiser l'archivage pérenne des notes et des diplômes ;
* Préparer les documents supports des jurys et conseils des études ;
* Au sein du front office, éditer et diffuser les relevés de notes, attestations de scolarité, d’assiduité et attestations intermédiaires de résultats…
* Participer à l’inscription administrative des étudiants, établir et diffuser des attestations d’inscription;
* Contribuer à l’édition des diplômes, suppléments aux diplômes et certificats;


Ce poste est à pourvoir à Palaiseau (Essonne) par voie de détachement ou par voie contractuelle.

Nous sommes faits pour vous car :

Vous intégrerez une institution de réputation mondiale et découvrirez une diversité de métiers et des perspectives de carrières. Vous rejoindrez ainsi un écosystème d’innovation unique.

Les missions que nous confions à nos collaborateurs sont ainsi profondément inscrites dans l’ADN de l’École et de ses racines humanistes : se mettre au service de l’intérêt général par la recherche du progrès économique, technologique et sociétal.

Dans cet esprit de responsabilité, l’École polytechnique s’engage activement dans une démarche de développement durable et de responsabilité sociétale. La défense de l’égalité des chances, la promotion de la diversité sous ses différentes formes et la réduction de l’impact environnemental sont placés au centre des ambitions stratégiques de l’École.

Vous bénéficierez des avantages suivants :

* 25 jours de congés + 18 RTT
* Télétravail en fonction du poste
* Remboursement du titre de transport à hauteur de 75%
* Des services (restaurant d’entreprise, bibliothèque, Musée de l'X, service postal, coiffeur)
* Services de santé : kinésithérapeute, ostéopathe gratuit...
* Équipements sportifs (piscine, courts de tennis, salle de sport...)
* Mutuelle collective (sauf cas de dispense) prise en charge à 50%

Rémunération : fonctionnaires : selon les conditions statutaires (grille indiciaire et IFSE correspondant à l’emploi) ou contractuels : en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent.

L’École polytechnique s’engage à un recrutement favorisant l’égalité, la diversité et l’inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction (âge, handicap, sexe, nationalité, religion, orientation sexuelle…).

Vous êtes notre perle rare car :

Nous recherchons une personne titulaire d’un diplôme de niveau bac+3, ayant une première expérience en gestion administrative. Une bonne maîtrise des outils bureautiques, en particulier des tableurs Excel, est essentielle pour ce poste.

Vous avez le sens du service client et appréciez travailler dans un environnement structuré et rigoureux.

Une bonne maîtrise de l’anglais est requise.

L’École polytechnique, surnommée l’X,est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche de niveau mondial.Il s'agit d'uneécole militaireplacée sous la tutelle du ministère des Armées. L’École polytechnique est membre fondateur del’Institut Polytechnique de Parisaux côtés dequatre Grandes Écoles: l’ENSAE Paris, l’ENSTA Paris, Télécom Paris et Télécom SudParis.

Largement internationalisée(40% de ses étudiants, 40% de son corps d’enseignants), l’École polytechnique associerecherche, enseignement et innovationau meilleur niveau scientifique et technologique. Sa formation promeut une culture d’excellence à forte dominante en sciences, ouverte sur une grande tradition humaniste.

Avec ses23 laboratoires, dont 22 sont unités mixtes de recherche avec leCNRS, le centre de recherche de l’X travaille aux frontières de la connaissance sur les grands enjeux interdisciplinaires scientifiques, technologiques et sociétaux.