Gestionnaire administratif/ve de conventions et financement de formation

À propos du poste

Dans le cadre du déploiement de sa stratégie, iaelyon School of Management - Université Jean Moulin Lyon 3 recrute un/une Gestionnaire administratif.ve de conventions et financements de formation.

Au sein de l’équipe Conventionnement et financement, sous l’autorité de la responsable de service, le/la gestionnaire administratif.ve assure des missions relatives à la gestion administrative des dossiers de Formation Continue, Alternance et Stages.

MISSIONS PRINCIPALES :

* Gestion des dossiers de participants :
o Vérifier et mettre à jour les programmes de formation et les plannings de formation
o Renseigner les bases de données et les dossiers des participants
o Etablir les conventions de formation professionnelles (bipartites ou tripartites)
o Gérer les avenants et les prises en charge des financeurs
o Constituer les dossiers à transmettre au service financier de iaelyon (absences, prise en charge…)
o Suivre les attestations des participants et les transmettre aux financeurs et/ou aux entreprises
* Information des participants :
o Accueillir physiquement et téléphoniquement les différents publics (entreprises, organismes financeurs et futurs participants)
o Assurer un renseignement de premier niveau sur l’offre de formation et les dispositifs spécifiques
* Gestion des stages :
o Traiter les demandes de conventions de stages et les fiches de missions validées par les responsables pédagogiques
o Vérifier les éléments nécessaires à la constitution des conventions de stage (respect des lois, durée, pièces administratives)
o Établir les conventions de stage et les avenants (prolongation, rupture…)
o Assurer un suivi et des relances téléphoniques pour optimiser les retours des conventions
o Réaliser des extractions en vue d’établir des analyses statistiques
o En relation avec les Scolarités et le service des Relations Internationales, consolider le calendrier des stages, informer sur la spécificité des stages à l’étranger
* Missions administratives :
o Participer aux Comité de Pilotage et réunion pédagogique des formations
o Contribuer à la valorisation des activités de l’iaelyon et participer à la promotion des formations
o Gérer le courrier du service

Compétences opérationnelles et comportementales :

* Connaissance de l’environnement de la Formation Continue, Formation courte, de l’Alternance et des Stages
* Connaissance globale de l’offre de formation de l’iaelyon
* Connaissance des métiers, des filières et des parcours professionnels
* Connaissance des interlocuteurs et dispositifs administratifs internes à l’Université
* Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique
* Analyser et comprendre un besoin en termes d’orientation et de formation
* Rédiger des mails adaptés aux demandes entrantes
* Communiquer avec des interlocuteurs variés, internes et externes
* Assurer un suivi commercial des dossiers en cours
* Qualités relationnelles et discrétion
* Polyvalence et adaptabilité
* Rigueur dans la réalisation des dossiers
* Proactivité
* Esprit d’équipe

Connaissance et outils :

* Maîtriser l’outil informatique : pack office et applications universitaires

Diplôme(s) souhaité(s) : Minimum Bac

Catégorie C – dès début février 2025 à fin juillet 2025

Localisation du poste : iaelyon School of Management - 6 Cours Albert Thomas 69008 LYON

Rémunération mensuelle brute : négociable selon expérience + prime annuelle

Pourquoi travailler à l'Université Jean Moulin Lyon 3?
51 jours de congés pour un rythme à 100%
Télétravail jusqu’à 2,5 jours par semaine en fonction des nécessités de service possible après 6 mois d’ancienneté
Organisation possible de la semaine (37h05) sur 5 jours ou 4,5 jours
Accompagnement personnalisé des parcours professionnels, participation aux activités sportives, restauration sur place avec participation financière de l’établissement, emplacement de parking gratuit sur site (voiture + vélo), complémentaire santé, nombreuses activités culturelles.

Temps plein

CV à envoyer avec courriel d’accompagnement à :

Maëtte GULDENER, Directrice Administrative et Financière
maette.guldener@univ-lyon3.fr

et

Antoinette JONCOUX, Chargée des ressources humaines et affaires générales
antoinette.joncoux@univ-lyon3.fr

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 6 mois

Rémunération: à partir de 23000,00€ par an

Avantages:

* Intéressement et participation
* Prise en charge du transport quotidien
* Réductions tarifaires
* Restaurant d'entreprise
* RTT

Horaires:

* Du lundi au vendredi
* Travail en journée

Rémunération supplémentaire:

* Prime annuelle
* Primes

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue: 03/02/2025

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