Secrétaire de direction (h/f)

Lieu : Béziers ou Montpellier

Mission :

Assurer la mission de secrétariat de direction :

- Procéder à la gestion du courrier

- Effectuer la frappe de divers courriers et documents de la Direction

- Réaliser les divers travaux de reprographie.

- Accomplir le classement et l’archivage lorsque cela est nécessaire et selon les procédures en vigueur.

- Planification et communication des relations sociales (droit d’expression, APP, réunion RP)

- S’attacher à la conformité et à la mise à jour de l’affichage obligatoire.

- S’assure de l’actualisation régulière des documents du service.

- Garantir un soutien technique aux autres personnels administratifs et MJPM en cas d’absentéisme.

- Gérer les évènements indésirables en lien avec la Direction générale (déclaration et enregistrement sur un tableau de suivi)

- Participer à différentes formes de réunions pour notamment en établir les comptes rendus et la transmission aux collaborateurs

- Procéder à la réservation des salles

- Suivi et mise en œuvre du PACQ (Plan amélioration continue de la qualité)

- Contribuer aux actions de communication et de promotion du service.

Gérer la partie administrative de la formation :

- Effectuer un pointage des demandes des salariés dans un tableau de bord.

- Participer à l’élaboration du Plan de Formation en lien avec la Directrice.

- Effectuer l’inscription des salariés aux différentes formations (planification, envoi des convocations, réservation des repas, tableau de suivi)

- Rédiger le bilan de formation dans le rapport d’activité.

- Répondre aux sollicitations des salariés quant aux modalités de formation.

Participe à la gestion administrative du personnel :

- Créer et mettre à jour les dossiers administratifs des salariés et des stagiaires (papiers et numérique).

- Assurer la gestion administrative des Accidents de Travail.

- Compléter les contrats de travail selon les modèles en vigueur.

- Participer au montage administratif des dossiers de commission d’embauche

- Assurer la correspondance diverse avec les salariés.

- Effectuer les Déclarations Préalables à l’Embauches.

- Assurer la gestion administrative des visites médicales.

- Réaliser le suivi et l’enregistrement CEGI des absences des salariés et les transmettre au service paie.

- Enregistrement des modifications temporaires ou définitives des horaires de travail des salariés en lien avec le suivi des ordres de mission.

- Editer périodiquement les décomptes horaires des salariés.

- Tenir à jour et classer les registres obligatoires.

- Vérifier les demandes de remboursement des frais professionnels

- Gérer et planifier des entretiens professionnels en lien avec les Cheffes de service

- Gestion et suivi des dossiers OETH

Garantir l’interface avec les prestataires extérieurs et les fournisseurs :

- Accueillir et renseigner

- Gérer les demandes de maintenance informatique

- Transmettre les commandes de fournitures et consommables en lien avec l’économe

Collaborer à l’organisation administrative de la vie des usagers :

- Participer aux réunions « groupe d’expression des majeurs protégés » et effectuer la prise de note et le compte rendu.

- Assurer la gestion des réclamations en lien avec la Directrice

- Procéder à la mise à jour du fichier partenaire

Candidature à adresser à:

Mme la Directrice du Service à la Protection des Majeurs
Parc Euromedecine II - 284, avenue du Professeur Jean-Louis Viala
34193 Montpellier Cedex

Condition d’accès à l’emploi:
- Formation de niveau 5 (Bac+2) type secrétariat gestion administrative, secrétaire médico-social, secrétaire juridique.
- Expérience de 5 ans minimum souhaitée dans le secteur médico-social.
- Excellente maîtrise de Word et Excel – Obligatoire.
- Rigueur, bonne gestion des priorités et discrétion sont des qualités requises pour le poste
- Maitrise de la langue des signes souhaitée.

Savoirs :
-Proactivité et capacité d'anticipation
- Connaître les techniques propre au secrétariat et prise de notes
- Connaître le monde de l'entreprise, les enjeux et le droit du travail


Savoir faire :
-Savoir relayer l'information utile à sa hiérarchie
-Bonne maîtrise des outils informatiques et logiciels bureautiques

Savoir être :
- Aisance relationnelle et capacité à travailler en équipe
- Rigueur, discrétion et respect de la confidentialité
- Excellent sens de l'organisation et gestion des priorités
- Adaptabilité et polyvalence
- Capacité à travailler sous pression

L’APSH34 est une association laïque loi 1901 d’intérêt général et d’utilité sociale. Créée en 1973, elle fonde son action sur des valeurs humanistes de solidarité, de tolérance, de primauté de la personne humaine et respect des singularités. Elle entend promouvoir tant dans les établissements et services qu’elle gère que dans les actions qu’elle conduit, la citoyenneté des personnes en situation de handicap.

Afin de protéger les majeurs vulnérables du fait de l’altération de leurs potentialités corporelles, psychiques ou mentales, le Service à la Protection des Majeurs (SPM) a pour objectif d’organiser une mesure de protection sur décision d’un juge des tutelles dans une dynamique de protection juridique pour un public dit fragilisé.