Agent.e d'information et de valorisation

Les 18 Maisons de Ma Région (MMR) réparties sur les 13 Départements de la Région Occitanie ont pour vocation de répondre au besoin de proximité en tant que lieu d’accueil et d’information des publics sur le rôle, les compétences, les politiques et les dispositifs d’intervention de la Région ; cet espace « relais » de l’institution régionale est destiné à créer du lien social, un lieu de dialogue et d’échanges (organisation de conférences, conférences de presse, journées professionnelles, ateliers et réunions, expositions et animations, débats, concertations…). Les MMR sont un espace d’appui et d’accompagnement pour les porteurs de projets (citoyens, associations, entrepreneurs, collectivités) qui permet de les conseiller et de les aider dans le montage des dossiers, en lien avec les services instructeurs.

Ce sont aussi des lieux privilégiés de la représentation et de l’animation territoriale avec 2 types de liens : le lien civique et social, faisant des MMR les ambassades de l’action régionale, et le lien aux territoires et leurs élus en développant une approche intégrée de l’action régionale, conjuguant les stratégies locales de développement avec nos orientations et renforçant les cohérences entre les politiques publiques régionales, les politiques contractuelles et sectorielles.

L’équipe de la MMR de Béziers est composée de 3 agents de la DGD Territoires, Jeunesse et Qualité de vie, le Directeur et 2 agents, de 2 agents du service territorial de la Direction des Entreprises, de l’Emploi et des Partenariats Economiques (DEEP) et d’un chargé de mission de l’agence Ad’Occ.

Sous l’autorité du Directeur de la MMR de Béziers, et en partage de compétences avec l’équipe, vous assurez les missions sur l’ensemble du territoire héraultais afin de valoriser les politiques régionales et les événements, et contribuez à la mise en œuvre du plan d’actions sur le périmètre de la MMR.

VOS PRINCIPALES MISSIONS :

Vous accueillez et accompagnez les usagers (particuliers, associations, entreprises, agriculteurs, collectivités et organismes publics). A ce titre, vous réalisez l’accueil physique, téléphonique et digital des usagers dans les horaires d’ouverture de la MMR.

Vous informez, orientez et conseillez les usagers dans leurs démarches. Vous accompagnez l’usager dans la formalisation de sa demande et la constitution de son dossier, tout en recueillant les informations nécessaires au traitement de la demande.

Vous êtes en charge de l’accueil des permanences, des rendez-vous ainsi que des Ateliers, en préparant les éléments logistiques (salles etc…). Vous tenez les statistiques de l’accueil et assurez le suivi et l’actualisation des tableaux de bord. Enfin, vous participez aux opérations de proximité hors les murs (notamment pour les Salons, permanences ponctuelles de terrain…).

Vous contribuez à la valorisation des politiques régionales, de la communication et de l’événementiel. En lien avec le Directeur de la MMR, vous gérez les évènements in situ ou hors les murs. Vous assurez également le contact avec les exposants ou partenaires et réalisez le suivi des manifestations. Vous effectuez la tenue protocolaire des évènements. Vous effectuez la mise en place des vernissages et manifestations diverses. A cet effet, vous gérez les stocks de fournitures, de denrées protocolaires, mais également les objets promotionnels et la signalétique. Vous réalisez l’affichage publicitaire sur site et en parallèle, animez les outils de communication en lien avec le Directeurs et l’équipe :
- Site web (mise à jour des contenus, agenda, évènements…)
- Réseaux sociaux (publications, animation, veille, modération…)
- Newsletter et mailings (constitution et diffusion)
- Revues de presse (sélection des articles et mise en page, communiqués et conférences de presse).

Enfin, vous participez à la mise à jour des bases de données de contacts presse et de contacts internes et externes.

VOS MISSIONS SECONDAIRES :

Vous venez en support, à toute autre activité, susceptible d’aider au bon fonctionnement de la MMR, notamment pour le secrétariat.

Vous êtes amené.e à saisir et mettre en forme des documents (courriers, comptes-rendus, bordereaux…) dans le respect de la charte graphique de la collectivité. Vous suivez et gérez le courrier (Logiciel de suivi numérique du courrier, enregistrement, mise sous pli et affranchissement). Vous gérez l’agenda commun, organisez des réunions au travers de convocations, ou invitations à envoyer. Vous vous occupez du suivi des plannings, et de la logistiques / réservations de salles pour les réunions/visios, manifestations …

Vous êtes la personne référente sur le volet des demandes techniques, de maintenances ou d’assistantes diverses auprès des différentes directions en interne.

Pour finir, vous assurez le lien avec le propriétaire ou le syndic de copropriété du bâtiment, avec les services prestataires (ménages, maintenance…).

Vous avez connaissance du fonctionnement d’une collectivité et des institutions publiques partenaires ;

Vous utilisez des méthodes de communication institutionnelle destinée au grand public (internet, intranet, réseaux sociaux, communiqué de presse) ;

Vous maîtrisez les techniques d’accueil du public et possédez une aisance dans la communication orale, téléphonique et écrite ;

Vous maîtrisez les méthodes de collecte et de traitement de l’information et les techniques de recherches documentaires qui en découlent ;

Vous maîtrisez les techniques de secrétariat, outils de bureautiques (Pack Office) ;

Vous maîtrisez les outils de gestion et de suivi de l’activité (tableaux de bord) et de gestion de plannings… ;

Vos qualités relationnelles et votre adaptabilité face à un public varié (collectivités, professionnels, associations, particuliers…) sont reconnues de tous ;

Vous faites preuve de disponibilité, de bienveillance, de respect de confidentialité ;

Rigueur, sens de l’organisation et capacité à rendre compte vous définissent ;

Vous appréciez le travail en équipe tout en sachant être autonome ;

Posséder des bases en langues étrangères (Anglais ou Espagnol) serait un plus ;

Vous êtes titulaire du permis B

SPECIFICITES DU POSTE :

Déplacements fréquents, à minima 2 fois/semaine, sur le bassin d’action de la Maison de Région couvrant tout le Département de l’Hérault et sur les lieux principaux d’implantation des directions régionales (Toulouse et Montpellier) – Permis B exigé

Horaires fixes liés aux horaires d’ouverture de la Maison de la Région (9h00-12h00 et 13h30-17h30)

Contraintes horaires en raison des événements / vernissages / manifestations diverses (travail en soirée et weekend possible)

Ce poste ouvre droit à la NBI.