Administrateur / administratrice d'unité h/f

Administrateur / administratrice d'unité H/F

Date Limite Candidature : mardi 3 décembre 2024 00:00:00 heure de Paris


Informations générales

Ouverte aux titulaires et CDI CNRS & fonction publique
Intitulé de l'offre : Administrateur / administratrice d'unité H/F
Référence : UMR5214-MOBINT-F56615
Lieu de travail : MONTPELLIER CEDEX 5
Institut : INSIS - Institut des sciences de l'ingénierie et des systèmes
Date de publication : jeudi 10 octobre 2024
Session : Mobilité au fil de l’eau 2024
Groupe de Fonction : IEG1
BAP : Gestion et Pilotage
Emploi type : Chargé-e de gestion administrative et d'aide au pilotage opérationnel


Missions

L'administrateur/l'administratrice de laboratoire est membre de l'équipe de direction de l'unité. Il/Elle porte dans ses activités le développement d'un processus d'amélioration continue. Il/Elle interagit avec toutes les équipes de recherche et les services du laboratoire, ainsi qu'avec les différents services administratifs des tutelles. Il/Elle assure le pilotage administratif (finances, RH, partenariat, valorisation des publications scientifiques et communication, hygiène et sécurité, logistique, aide au montage de projet, valorisation, informatique...) d'une structure opérationnelle de recherche ou de service dans un environnement complexe (multi-tutelles voire multi-sites). Il/Elle définit et met en œuvre un plan d'action en cohérence avec les objectifs stratégiques de l'unité. Il/Elle est garant/garante du respect de la réglementation au sein de l'unité. Il/Elle manage les agents de l'équipe administrative et technique et conduit les entretiens annuels d'activité.


Activités

1. Participer à la réflexion, la stratégie et la conception des objectifs de l'unité et en assurer la mise en œuvre opérationnelle.
2. Élaborer des outils d'aide à la décision.
3. Proposer et piloter des projets d'évolution interne administratifs et/ou organisationnels de l'unité. Coordonner les moyens humains et matériels nécessaires à la réalisation des objectifs.
4. Encadrer et animer les équipes administratives et éventuellement techniques de l'unité (multi-tutelles), conduire des réunions.
5. Assurer la gestion individuelle et collective des agents de l'unité : recrutement, campagnes annuelles d'évaluation, mobilité.
6. Établir un plan de gestion prévisionnel des emplois et des compétences (anticipation des flux, rédaction du plan de formation, gestion des promotions).
7. Établir et proposer le budget, contrôler sa répartition et son exécution pour les différentes tutelles de rattachement de l'unité, toutes origines de crédits confondues.
8. Organiser les procédures financières de l'unité.
9. Mettre en place les procédures d'achat et organiser la tenue de l'inventaire.
10. Conseiller et accompagner le montage, la négociation, le suivi et la justification administratifs des différents projets de recherche.
11. Réaliser une veille concernant les sources de financement, en lien avec les thématiques de la structure.
12. Répondre aux enquêtes, audits et évaluations sur l'organisation, la production et les moyens de la structure.
13. Définir les procédures internes de mise en œuvre de la règlementation et veiller à son application.
14. Représenter la Direction auprès des tutelles.
15. Contribuer à la visibilité de l'Unité et assurer la communication interne.
16. Suivre l'application de la politique en matière d'hygiène et de sécurité et des risques psycho-sociaux.
17. Participer à la rédaction du bilan et du projet de la demande de contractualisation de l'unité.
18. Proposer une démarche qualité, et assurer sa mise en œuvre dans l'organisation des activités.


Compétences

Connaissances
- Connaissance générale de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique.
- Connaissance du statut, du rôle et du fonctionnement, de la politique de recherche et d'innovation des EPST et des établissements d'enseignement supérieur.
- Connaissance générale de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux établissements publics.
- Connaissance générale de la réglementation et de la gestion des ressources humaines.
- Connaissance générale des techniques de conduite de projet et de communication.

Compétences opérationnelles
- Appliquer et faire appliquer les règles et procédures juridiques, administratives et financières.
- Maîtriser l'ensemble de la chaîne financière et les procédures de chacune des tutelles de l'unité.
- Maîtriser les procédures liées à la dépense et à l'achat public.
- Maîtriser les outils et logiciels spécifiques aux domaines systèmes d'information budgétaire, financiers, RH, contrats.
- Rédiger des notes, comptes rendus, procédures.
- Utiliser les techniques de communication.
- Conduire et animer un projet.
- Planifier les actions, estimer les besoins pour son équipe, pour un projet.
- Conduire des négociations.
- Animer des réunions.
- Élaborer des outils de pilotage et de suivi.
- Langue anglaise (B1 à B2).

Compétences managériales
- Élaborer, définir et déployer une stratégie.
- Accompagner, soutenir et valoriser.
- Communiquer et rendre compte.
- Faire preuve de rigueur, de fiabilité, de loyauté et respecter la confidentialité.
- Préconiser et conseiller.
- Identifier les priorités, anticiper et être réactif.
- Déléguer et responsabiliser.
- Mobiliser et fédérer un collectif.
- Donner du sens.
- Expliquer les choix, décisions et positions et faire preuve de courage managérial.
- Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles.
- Être à l'écoute et faire preuve d'intelligence émotionnelle et relationnelle.
- Connaitre et interagir avec son environnement.


Contexte de travail

L'Institut d'Électronique et des Systèmes (IES) de l'Université de Montpellier, unité mixte de recherche (UMR 5214), se concentre sur les systèmes électroniques conçus pour des environnements extrêmes. Son ambition est d'ancrer la science au cœur de ses activités tout en renforçant son impact sur la société. Cela se traduit par un engagement à promouvoir une recherche de qualité, à accroître son rayonnement et son attractivité, et à répondre aux grands défis sociétaux de demain. L'organisation du laboratoire a été repensée autour des équipes de recherche, qui en constituent le pilier central grâce à leurs compétences et savoir-faire. Pour encourager la collaboration entre ces équipes, cinq axes thématiques ont été créés, visant à stimuler des connaissances interdisciplinaires et à favoriser l'innovation technologique. Ces axes regroupent l'expertise des neuf équipes de recherche et incluent également une équipe dédiée à la valorisation, sous la supervision de la direction. L'IES collabore étroitement avec des partenaires industriels et académiques, participant à des projets d'envergure touchant des domaines critiques comme la transition énergétique, l'environnement, la santé, la sécurité, et les nouvelles technologies. Il abrite également un incubateur de start-ups, favorisant la création d'entreprises innovantes, et dispose de plateformes de recherche équipées d'infrastructures technologiques de pointe.

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