Gestionnaire administratif et financier (h/f)

Mission du service :

Direction des ressources humaines (DRH) - 50%

Graduate School Métiers de la Recherche et de l'Enseignement Supérieur (GS MRES) et programme SFRI - 50%

Activités principales de l'agent-e :

Le/La gestionnaire réalisera des actes de gestion administratif et financier en respectant les techniques, les règles et les procédures applicables. L'agent-e assurera la bonne gestion des dépenses du portefeuille de la DRH ou de la Graduate School MRES.

Pour la DRH :

Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion sur le logiciel Horizon
Procéder aux opérations financières après vérification de la régularité juridique, comptable et financière, réaliser les demandes d'engagement juridique
Gérer les déplacements professionnels avec ou sans frais sur GFC Dépenses et GFC Missions
Vérifier les rapprochements entre les factures et les services faits
Traiter les commandes d'achats et les services faits valorisés
Vérifier les services faits dans GFC Dépenses
Suivre les remboursements des frais de mission en liaison avec l'agence comptable

Pour la GS MRES et le programme SFRI :

Administratif :

Tenir et suivre l'agenda des activités de la GS MRES et du programme SFRI
Organiser la logistique relative aux réunions, jurys et autres événements
Rédiger les comptes rendus de réunions et les relevés de décisions
Accueillir physiquement et téléphoniquement les interlocuteurs, informer et orienter les visiteurs en interne

Financier :

Réaliser les demandes de devis
Gérer les appels d'offres
Gérer et suivre les demandes de subventions des différents départements et laboratoires pour la prise en charge d'un stagiaire ou d'un événement
Gérer et suivre le budget de la GS MRES
Vérifier les services faits dans SIFAC
Gérer les demandes de financement des thèses par le programme SFRI
Créer un fichier Excel pour le suivi des différentes demandes de subventions
Gérer les stocks et les commandes de fournitures

Profil

Profil :

Diplôme : Bac + 2
Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative, gestion financière et comptable

Connaissances, savoirs :

Connaissance des grands processus administratifs et budgétaires et de la réglementation en vigueur dans le secteur public
Connaissance de l'organisation et du mode de fonctionnement des établissements d'enseignement supérieur et de recherche, des écoles ou des organismes nationaux de recherche
Maîtrise d'un outil de facturation (la connaissance de GFC Dépenses et/ou SIFAC serait un plus)
Excellente maîtrise du Pack Office

Savoir-faire :

Fonctionnement dans des structures matricielles
Rédaction administrative
Sens de l'organisation et de la hiérarchie des priorités
Relecture « qualité » de documents courants
Elaboration budgétaire et suivi de l'exécution
Organisation d'événements (réunions récurrentes et journées thématiques)

Savoir-être :

Sens de la communication, de l'écoute et du dialogue
Goût du travail en équipe
Autonomie
Force de proposition
Capacité d'adaptation et réactivité
Fiabilité
Capacité de synthèse

Experience: 12 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.