Responsable du protocole, des relations institutionnelles et organisation générale

Sous l’autorité hiérarchique du Président et en lien avec le Cabinet, le titulaire du poste assure la gestion du protocole, l’organisation des manifestations, évènements internes et externes et des cérémonies. Il organise, pilote et coordonne le volet protocolaire des cérémonies et manifestations.

Activités :

Organisation Générale sous l’autorité du Président et en lien avec le Cabinet
- Veiller aux demandes de tous les élus
- Assurer les relations avec l’ensemble de l’administration de PMM
- Gérer les réservations de salles
- Veiller à la mise en place de l’amphithéâtre pour les conférences des maires, bureaux et conseils de communauté

Gestion de la présence et de la représentation des élus de PMM aux différentes manifestations auxquelles PMM est associée
- Préparer, en concertation avec les services de la collectivité concernée
- Lister les besoins pour le bon déroulement de l’évènement
- Rechercher et sélectionner les lieux les mieux adaptés
- Lister, avec la commune ou le service concerné, les invités
- Planifier la présence des élus et préparer leur intervention en lien avec Cabinet
- Élaborer avec le service Communication les cartons d’invitation
- Gérer les confirmations, excuses, etc...
- Veiller à la logistique de tous les élus

Organisation et coordination des évènements publics ou restreints auxquels les élus et les services de PMM participent
- Veiller au respect du protocole, des préséances et usages à chaque évènement
- Gérer l’ordre des prises de paroles, le pavoisement et le placement
- Mettre en œuvre et coordonner les moyens matériels et humains de la partie opérationnelle des manifestations
- Valider la coordination des intervenants, des services pilotes, des services ressources, des services de sécurités
- Animer la relation et la coordination avec l’ensemble des communes-membres
- Valider l’ensemble des documents protocolaires produits par les services.

Mise à jour, suivi du fichier protocolaire et envoi des invitations quel que soit le format selon les règles de la CNIL
- Enregistrer les contacts
- Modifier et mettre à jour les informations
- Assurer l’envoi des invitations et le suivi des retours par manifestation

Gestion des hommages, médailles et cadeaux de PMM pour l’ensemble des manifestations, y compris à destination du personnel.

Savoir

Règles protocolaires, des usages des administrations

Connaissance de l’environnement des pouvoirs publics, français et européens

Connaissance des pouvoirs publics étrangers avec lesquels PMM a une action internationale

Connaissance des politiques publiques

Connaissance du territoire et des acteurs locaux

Connaissance générale des langues catalane, espagnole, anglaise

Maîtrise de la langue et des usages du français

Techniques rédactionnelles

Techniques de communication et de négociation

Techniques d’animation et de concertation

Techniques d’organisation et de planification

Gestion d’équipe

Savoir-faire

Techniques rédactionnelles

Techniques de communication et de négociation

Techniques d’animation et de concertation

Techniques d’organisation et de planification

Gestion et coordination d’équipe

Gestion et pilotage de projet

Coordonner - communiquer - anticiper - rédiger-contrôler - négocier - rédiger - avoir de l’entregent - informer et rendre compte - animer et encadrer une équipe

Savoir-être

Discret - adaptable - fort potentiel relationnel - rigoureux - autonome - réactif – sens du résultat et de la qualité - capacité d’initiative - garant du bon usage protocolaire

Diplomate - sens des relations publiques

Ouverture d’esprit et créativité