Coordinateur adjoint (h/f) des secrétariats médicaux

Détails de l’offre

POSTE PROPOSÉ

Coordinateur adjoint (H/F) des secrétariats médicaux

CONTRAT

CDD; CDI; Mutation

DESCRIPTIF

L'ÉTABLISSEMENT :

Le Groupe Hospitalier Rance Emeraude (GHRE) est représenté par 4 400 professionnels répartis sur 12 sites. Plus de 100 métiers y sont exercés. Acteur public incontournable des politiques sanitaires et médico-sociales, nous assurons la prise en charge de proximité et l'accès à l'ensemble des disciplines de médecine, chirurgie, obstétrique, réadaptation, santé mentale et gériatrie.

LE POSTE :

MISSION

Le Groupe Hospitalier Rance Emeraude recrute, pour sa Direction des Affaires Médicales, un coordinateur adjoint (H/F) des secrétariats médicaux. Le poste est mis à la vacance à temps plein.

Le coordinateur adjoint (H/F) a pour mission d'assister la coordinatrice dans l'ensemble de ses missions auprès des 160 secrétaires médicales réparties entre les sites de Saint-Malo et de Dinan. Le suivi, l'accompagnement et l'ensemble des activités principales des secrétariats sont répartis entre le coordinateur adjoint (H/F) et la coordinatrice actuellement en poste.

ACTIVITES PRINCIPALES

1. Coordination et encadrement des équipes de secrétaires en lien avec la coordinatrice
* Rédaction de procédures
* Organisation et supervision des activités (suivi des indicateurs)
* Participation à la mise en œuvre des actions suite à projets
* Veille documentaire et organisationnelle puis diffusion des informations dans les pôles
* Participation à l'évaluation des secrétaires médicales.
1. Gestion du temps de travail et de l'absentéisme (hors pôles malouins de plus de 10 personnes)
* Réalisation des plannings de Dinan et Saint-Malo
* Saisie des absences et modifications horaires
* Proposition et mise en œuvre de solutions pour pallier l'absentéisme
* Validation mensuelle des plannings
* Suivi du prévisionnel des congés annuels.
2. Participation aux recrutements des secrétaires médicales
* Identification des besoins en fonction des moyens financiers alloués
* Mise à jour des fiches de poste
* Sélection des candidatures en collaboration avec la coordinatrice
* Participation aux entretiens de recrutement.
3. Organisation de l'accueil et de l'encadrement des nouveaux personnels et stagiaires
* Réalisation des demandes d'accès informatiques
* Inscription aux formations logiciels métiers nécessaires.
4. Recensement des besoins en formation et en matériel
* Coordination des demandes annuelles de formation en lien avec le plan de formation institutionnel.
5. Participation à la gestion de projets
* Participation aux groupes de travail en lien avec l'activité des secrétariats médicaux et suivi de la participation des secrétaires médicales à ces groupes de travail
* Mise en place des projets au sein des secrétariats
* Réalisation d'audits internes et proposition d'actions d'amélioration.

ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL et CONDITIONS D'EXERCICE

Poste de catégorie B (grade Adjoint des Cadres ou grade d'Assistant Médical Administratif).

Liens hiérarchiques et fonctionnels :

* Hiérarchie directe : Directrice des Affaires Médicales, Coordinatrice des secrétariats médicaux
* Relations fonctionnelles : chefs de pôle, responsables de structures internes, cadres coordonnateurs de pôle, cadres de santé, secrétaires médicales, Service Accueil - Admissions - Facturations - Consultations externes.

Temps et lieux de travail :

Temps plein. Poste territorial demandant une présence sur le site de Saint-Malo et de Dinan (organisation à définir).

Congés annuels (26 jours) à prendre en concertation avec la coordinatrice.

Avantages :

Possibilité d'accéder aux avantages proposés par le Comité de Gestion des Œuvres Sociales (CGOS) et par l'Amicale du Personnel. Restaurant d'entreprise.

PROFIL RECHERCHÉ :

Diplôme : Bac + 2

Expérience : une expérience d'au moins 2 ans serait souhaitable, notamment en management.

Connaissances :

* de la structure hospitalière
* de la gestion médico-administrative de la prise en charge des patients
* des droits du patient
* du management
* de la gestion de projet et conduite du changement
* des logiciels métiers et de leur évolution
* du logiciel Agirh e.planning
* du classement et de l'archivage de l'information médicale (règles et tenue du dossier médical).

Savoir-être et Savoir-faire :

* Maîtrise et techniques du secrétariat médical
* Animer, mobiliser et entraîner une équipe
* Evaluer et prioriser les demandes des services
* Allouer les ressources logistiques et humaines
* Traiter et résoudre les situations conflictuelles
* Savoir rendre compte
* Savoir travailler en équipe
* Etre discret, diplomate, capable de prendre des initiatives
* Etre réactive face aux demandes
* Etre disponible et à l'écoute.

NOTES : CDD pouvant évoluer vers un CDI

PERSONNE À CONTACTER

Mme Equipe Recrutement

u160ohx1u54n@emploi.beetween.com

ETABLISSEMENT

Site hospitalier Broussais
1, rue de la Marne
35403 Saint-Malo

#J-18808-Ljbffr