Secrétaire médicale dans le service de chirurgie viscérale et urologie pédiatriques h/f

Métier
Assistanat secrétariat - secrétariat
Intitulé du poste
Secrétaire médicale dans le service de Chirurgie Viscérale et Urologie Pédiatriques F/H
Type de contrat
Titulaire ou CDD
Télétravail
Oui
Présentation du service
Service de Chirurgie Viscérale et Urologie pédiatriques
Département médico-universitaire (DMU) MICADO : Malformations congénitales et anomalies du développement
Le service de chirurgie viscérale et urologie pédiatriques comporte 23 lits d'hospitalisation. Il accueille des enfants de la naissance à l'âge adulte qui présentent des malformations congénitales de l'appareil urinaire/digestif/génital, des pathologies tumorales, des traumatismes abdominaux, ainsi que des pathologies acquises (péritonite, hernie inguinale, torsion d'annexe).
COMPOSITION DE L'EQUIPE
- Cheffe de Service : Pr Sabine SARNACKI
- 16 médecins
- 1 cadre de santé
- 1 assistance sociale
- 1 psychologue
- 9 secrétaires
LIAISON HIERARCHIQUES
Encadrante AMA du DMU MICADO : Mme C. LECONTE
Chef de Service : Pr S. SARNACKI
et liaisons fonctionnelles : personnel médical, paramédical, administratif
Vos missions
· Assurer le secrétariat du Dr CRETOLLE Responsable du centre de référence MAREP et d'un Docteur Junior
· Assurer la réponse téléphonique dédiée à la cohorte du centre de référence MAREP
· Programmation des rendez-vous de 1ere consultation, téléconsultations, et consultation de suivi en collaboration avec le Call Center
· Organisation des rendez-vous pluridisciplinaires pour les patients suivis dans le centre de référence MAREP
· Organisation du parcours de soins dans le cadre des HDJ MAREP
· Préparation des consultations (suivi des documents nécessaires, création des masques de compte-rendu)
· Saisie et mise en forme de documents, comptes rendus, rapports, et courriers divers
· Création de fiches pour les nouveaux patients et saisie d'informations de suivi sur base de données BAMARA
· Suivi des demandes d'avis ou prise en charge de patients étrangers (suivi des devis, renseignements administratifs, organisation des consultations)
· Participation à la gestion du planning d'occupation de la salle de réunion du service
· Numérisation et insertion de documents dans le dossier informatisé du patient
· Gestion et traçabilité des demandes de communication des dossiers médicaux en lien avec le service juridique
· Gestion des courriers électroniques
· Réceptionner les appels téléphoniques, les orienter, prendre et transmettre efficacement les messages
· Participer à la gestion des courriers en interne et en externe : envoi, relève, distribution
· Participe à la formation et au tutorat des stagiaires et nouveaux professionnels du secrétariat
· Assurer par secteur d'activité le remplacement des collègues lors des congés et une aide ponctuelle si charge de travail importante
Profil recherché
QUALITES ET COMPETENCES
- S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
- Savoir travailler en équipe et avec plusieurs praticiens et professionnels paramédicaux
- Identifier, analyser et prioriser les informations relevant de son domaine d'activité professionnelle
- Elaborer, adapter et optimiser un planning de travail
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Organiser et classer les données, les informations, les documents de diverses natures pour en assurer la traçabilité
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports relatifs à son domaine de compétence
- Utiliser les outils bureautiques et logiciels institutionnels
- Faire preuve d'organisation et être en capacité de prioriser ses actions
- Etre capable de réfléchir et de se remettre en question concernant ses pratiques dans une perspective de progression
DiplômeS ET OUTILS
Baccalauréat F8, SMS, ST3S
Secrétariat et gestion administrative
Bac professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de direction (niveau III)
Pack Office, Orbis
Horaires de travail
7h30/semaine du lundi au vendredi
Vos avantages à l'AP-HP
v Self, possibilité de place de parking, politique sociale attractive (tarifs avantageux sur les loisirs, vacances)
v Remboursement à 75% du titre de transport
v Plateforme « Hoptisoins » : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses)
v Espace de détente dédié au personnel « Bulle » : activités sportives et culturelles gratuites variées (yoga, pilates, boxe), salle de repos en libre accès
v Possibilité d'évolution, de promotion professionnelle et de formation au sein du GHU. L'encadrement est à l'écoute de vos souhaits de carrière.
Description de l'hôpital
Situé à Paris (15è arrondissement), l'hôpital Necker est le premier hôpital pédiatrique au monde. Il propose l'ensemble des spécialités médicales et chirurgicales pédiatriques. Doté d'une maternité de type 3, Necker possède également un service adulte spécialisé (néphrologie, transplantation rénales, hématologie, maladies infectieuses). Le site comprend, par ailleurs, 52 centres de référence maladies rares, 45 centres de compétences et 5 filières de santé maladies rares.
Service d'affectation
Chirurgie Viscérale et Urologie Pédiatriques
Référence de l'offre
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