Responsable administratif-ve du service commun formation continue panthéon-sorbonne - fcps

Sous l’autorité de son directeur, le/la responsable administratif/ve assure le pilotage des services administratifs du service commun. Il/elle est le responsable de l’administration du service dont il/elle assume l’encadrement, l’organisation et la coordination. Il/elle assiste le directeur dans la définition des orientations pour le développement de la formation continue de l’université et le conseille dans la mise en œuvre; il/elle garantit le bon fonctionnement de l’administration du service en tant que service support et soutien à la formation continue de l’université, notamment en ce qui concerne l’utilisation du logiciel FCA manager.

Il/elle est force de proposition concernant les actions à mener et les projets à développer. Il/elle construit et entretient des relations de collaboration avec toutes les composantes de formation et les différents services support de l’université. Ses activités sont les suivantes:

Piloter et manager les services administratifs de FCPS:
- Encadrer et animer l’équipe administrative composée de 13 agents de catégorie A, 18 agents de catégorie B et 4 agents de catégorie C.

- Organiser, répartir et piloter les activités des personnels administratifs en cohérence avec les objectifs et les besoins du service
- Préparer et co-animer les réunions de service, assurer la production des comptes-rendus et documents encadrant l’activité du service
- Gérer les conflits et les dossiers litigieux, avec le soutien des services centraux concernés
- Assurer le recrutement des personnels BIATSS

Assurer la gestion budgétaire et financière du service, et notamment des formations opérées par FCPS:
- Piloter l’élaboration du projet de budget
- Suivre son exécution et la bonne réalisation des différents processus de conventionnement


Assurer la gestion RH du service:
- Contrôler l’exécution de la charge d’enseignement, gérer et suivre les moyens en enseignement
- Assurer la mise en œuvre de l’ensemble des procédures de gestion collective des ressources humaines (entretiens professionnels, mobilité, recrutement, formations).


Coordonner et superviser l’activité du service en matière de scolarité, assurer la bonne mise en œuvre des procédures liées à la prise en charge et au bon déroulement de la scolarité des stagiaires de la FC

Appuyer le pilotage du service en cohérence avec le projet stratégique d’établissement:
- Contribuer à la définition de la politique et à la mise en œuvre des objectifs de la composante
- Contribuer au bon déroulement du dialogue de gestion du service et aider à la préparation et l’organisation du conseil stratégique du service.
Garantir la circulation de l’information en interne et sa diffusion en externe via les supports adéquats (site web, intranet…)

Garantir le pilotage du système d’information de la formation continue, améliorer les outils et les document, coordonner et optimiser le recueil des données statistiques, les mettre en forme et les analyser;