Assistant(e) formation

Détails de l'offre

Famille de métiers Gestion des ressources humaines > Ressources humaines, statut et rémunération Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Sète agglopôle méditerranée présente un maillage de villes et de villages ayant su conserver leur trame urbaine historique. Ce patrimoine renforce les qualités paysagères de ce territoire bénéficiant d’un cadre de vie exceptionnel. Véritable éco-territoire au cœur de l’Arc méditerranéen, placé entre la terre (garrigues et vignes) et l’eau (la mer et les étangs), SAM possède un patrimoine naturel exceptionnel qui a favorisé le développement économique du territoire (pêche, conchyliculture, thermalisme, tourisme, muscat…) et culturel (patrimoine historique, festivals, joutes languedociennes, Sète Berceau de G. Brassens et de Paul Valéry…).
Agglomération dynamique et innovante, SAM recrute :

ASSISTANT(E) FORMATION
Sète agglopole méditerranée/ Ville de Sète,
Communes mutualisées

Profil :
-Catégorie : C et B
-Filière : Administrative
-Cadre d’emploi : Adjoints administratifs et rédacteurs
-Agent titulaire, lauréat de concours ou à défaut non titulaire
-Poste à pourvoir dès que possible Missions / conditions d'exercice L’assistant(e) formation assure le traitement et la gestion des dossiers individuels et collectifs dans le respect des procédures et des dispositions réglementaires.
Véritable soutien à la responsable du service, travaille sur des dossiers spécifiques en collaboration avec elle et assure la gestion administrative et logistique des actions de formation.

MISSION 1 : APPUI ADMINISTRATIF AU TRAITEMENT DES DOSSIERS EN MATIERE DE FORMATION

-Accueil physique et téléphonique des agents
-Gère la mise à jour des dossiers formation SAM-Sète-Communes et Ep mutualisés
-Assure le traitement des demandes de formations (formations statutaires, formations réglementaires, actions de préparation aux concours et examens, formations de perfectionnement) dans le respect des délais impartis, en lien avec l’assistante formation
-Assure la saisie des demandes de formations individuelles (Organisme/ plateforme IEL /CIRIL), dans le respect des délais impartis, en collaboration avec l’assistante formation
-Aide à l’organisation logistique des actions « intra, union, internes » (inscriptions SIRH, convocations, réservation de salle, de matériel etc…) avec, en alternance avec la responsable, l’ouverture et la clôture des sessions de formation
-Préparation et suivi des parapheurs du service formation (signature/ validation)
-Alerte la responsable en cas de dossier sensible et/ou urgent

MISSION 2 : GESTION DE DOSSIERS EN COLLABORATION DIRECTE AVEC LA RESPONSABLE DU SERVICE FORMATION MUTUALISÉ

-Assiste la responsable formation dans le recueil des besoins des services et des agents,
-Assiste la responsable formation dans l’élaboration de documents ressources tel que le règlement de formation, bilan d’activité, RSU, plan de formation, campagne d’AG-PI…

MISSION 3 : SUIVI DE L’ACTIVITE DU SERVICE

-Renseigne et met à jour les tableaux de suivi des activités du service dans un souci de convergence des outils et tableaux de bord SAM, Sète, communes et EP mutualisées

MISSION 4 : SUIVI BUDGETAIRE DE L’UNITE

-Assurer le suivi et le respect du budget formation en lien avec la chaine hiérarchique
-Transmission des demandes de remboursements de frais de formation et de toutes dépenses liées aux formations aux secrétaires de direction selon le portefeuille Ville/SAM

MISSION 5 : APPUI ADMINISTRATIF AUX AGENTS DANS LE CADRE D’INSCRIPTION AUX CONCOURS OU EXAMENS PROFESSIONNELS

-Communique les calendriers des concours et examens professionnels fournis par le CNFPT ou le CDG sur intranet et/ou mailing

MISSION 6 : MISE A JOUR DES INFORMATIONS SUR LA FORMATION

En lien avec la communication interne :
-Actualise la page intranet dédiée au secteur formation (mise à jour des informations, formulaires etc)
-Transmet les informations importantes à porter à la connaissance des agents et à publier sur différents supports de communication Profils recherchés CONNAISSANCES (SAVOIR)

-Connaitre la fonction publique, le statut, l'environnement territorial
-Bonne connaissance des textes de lois relatifs à la formation professionnelle
-Être fort d'une expérience sur un poste similaire serait un plus
-Avoir le sens du relationnel, du travail en équipe et de l'organisation
-Situer son action (et ses limites) dans le cadre de l’organisation de l’unité
-Maîtriser l’outil informatique, les logiciels bureautiques courants (Word, Excel, messagerie, Internet)
-L’utilisation et la maitrise du progiciel métier CIRIL serait un plus

QUALITES - APTITUDES

-Respecter les délais et les échéances
-Faire preuve d’adaptation dans les méthodes et habitudes de travail
-Autonomie, réactivité et sens de l’initiative face aux urgences et imprévus
-Qualités relationnelles (sens de l’écoute) et aptitude au travail en équipe
-Organisation, discrétion et rigueur de travail
-Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
-Etre force de proposition auprès de sa hiérarchie
-Avoir le sens du relationnel, du travail en équipe et de l'organisation