Missions principales : Assurer la gestion administrative des achats : oRéceptionner les demandes d'achats des services, les comprendre et affiner le besoin avec les services oAnalyser la solution d'achat et si besoin, proposer des solutions alternatives ou refuser l'achat oSaisir le bon de commande, gérer le tableau de suivi des commandes et des contrats de maintenance oVérifier la conformité entre le bon de livraison, le bon de commande et la facture oLiquider la facture oTraiter les rejets de mandat oRespecter les délais de paiements des factures oCréer les marchés dans le logiciel métier « CPage », intégrer les pièces marchées et assurer la mise à jour Assurer la gestion des marchés publics : oProspection fournisseurs/produits-marchés- Définition du juste besoin en lien avec les prescripteurs et les utilisateurs dans son domaine d'activité oDéfinition des éléments clés des documents de consultation (critères de choix, définition du juste besoin) oRédaction des documents de la consultation et publicité oGestion de la consultation et de l'interface avec les candidats (sur les aspects administratifs) et les prescripteurs oGestion de l'attribution des marchés en lien avec sa hiérarchie et le prescripteur (préparation des tableaux et analyse des offres, courriers aux non retenus, notification, avis d'attribution.) oSuivi de l'exécution des marchés en lien avec les utilisateurs, les prescripteurs et les fournisseurs oPlanification des procédures de marchés Assurer le suivi budgétaire : oSuivre les montants engagés et liquidés mensuellement oAlerter les responsables de comptes sur les consommations et le solde des comptes suivis oTenir à jour le tableau du suivi budgétaire des comptes suivis oAnalyser les variations et écarts sur les dépenses oSeconder le régisseur d'avances et de recettes oRéaliser des écritures de recettes Assurer la gestion des fiches d'investissement : oGérer les fiches d'investissement dans l'outil de gestion du patrimoine hospitalier (saisie, modification et suppression) oCorrespondre avec les fournisseurs, en lien si besoin avec le responsable du service Assurer le suivi des règlements et des éventuels les litiges avec les fournisseurs Assurer des tâches de secrétariat oPrise des appels téléphoniques et orientations oTri ou rédaction des courriers oArchivage oReporting aux responsables (ex : informer les services demandeurs du degré de réalisation de l'achat) Positionnement : Liens hiérarchiques directs : la gestionnaire responsable des achats, l'attaché d'administration hospitalière des services finances, achats et admissions et de la directrice déléguée Liens fonctionnels : avec l'équipe de direction Relations professionnelles courantes : oen interne, les responsables de service, les services oen externe : la cellule achats du GHT, la Trésorerie, les fournisseurs Compétences requises Savoir faire oCapacité d'organisation et de rigueur oAptitudes à utiliser différents logiciels informatiques et à identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel Savoir être oCuriosité professionnelle oEsprit d'équipe et aptitudes relationnelles oAutonomie dans l'organisation oCapacité d'adaptation et d'investissement dans des domaines d'activité différents oCapacité d'analyse et de discernement oDiscrétion professionnelle, confidentialité et disponibilité oSens du service public Compétences techniques liées au poste : Maîtrise des outils bureautiques et informatiques indispensable (ex : Word, Excel, Outlook) Connaissance d'applications métiers : logiciel CPage, plateformes d'achats (liste non exhaustive) Connaissance de la règlementation en comptabilité publique (ex : M21) et de la commande publique Caractéristiques du poste : Travail en binôme dans un bureau unique Travail sur écran Horaires : 5 jours ouvrés par semaine, postes en 7h30 à réaliser entre 08h45 et 17h15 Temps de déjeuner : 45 mn ; possibilité de commander un repas au service cuisine (contre facturation) ou d'apporter un repas et le chauffer Profil : Diplômes : BAC professionnel comptabilité ou Licence administration économique et sociale Expériences similaires souhaitées en EHPAD publics ou en établissement hospitalier public Conditions : Emploi à temps plein Recrutement par mutation, détachement ou contrat Grade de recrutement : adjoint administratif hospitalier Renseignements et candidature Le poste est à pourvoir pour la mi-mars 2025.
Les informations de profil figurent dans le descriptif du poste.
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