Gestionnaire administratif atelier (h/f)

Titulaire d'un BAC+2/ BAC+3 dans le domaine administratif.
Vous avez idéalement une expérience similaire dans un garage ou un atelier mécanique.
Poste à pourvoir en CDD ou CDI selon profil.
Rémunération selon profil.
Prise de poste dès que possible.

Sous la supervision du Responsable d'atelier, vos missions seront les suivantes :
Gestion administrative de l'atelier :
- Gérer les stocks pièces, sangles, AdBlue, pneumatiques et autres fournitures nécessaires à la vie de l'Atelier. Faire les AO annuels et acheter sous la supervision du responsable Atelier.

- Gérer les EPI : Affecter et assurer le suivi des équipements de protections individuelles (EPI) remis aux conducteurs. Faire les AO annuels et acheter sous la supervision du responsable Atelier
- Être en relation avec les Fournisseurs
- Gérer l'enregistrement des nouveaux véhicules et la mise à jour du parc dans le FMS
- Etablir les devis en vue d'une facturation
- Gérer et suivre les contrôles techniques des tracteurs PL, remorques, VL et engins de manutention
- Effectuer un relevé des interventions par véhicule (réparation et dépannage) via le FMS
- Editer des fiches d'atelier
- Gérer le suivi des réparations extérieures
- Déployer le FMS en collaboration avec un autre transporteur et proposer des pistes d'amélioration communes (avec échange des best practices)
- Saisir les bons de livraisons dans le TMS, créer des pièces à sortir dans les fiches d'atelier et valider la facture
- Créer les tiers pour facturer aux garages non-partenaires ou aux fournisseurs
- Suivre chaque semaine les entretiens
- Relever tous les mois le compteur de la station de lavage et transmettre le bon de lavage ainsi que les jetons aux entreprises extérieures
- Utiliser le site de l'ANTS pour les demandes de cartes grises, les déclarations de perte, les demandes de duplicatas, les fiches d'identification, les vignettes CRIT'AIR ainsi que les gages
- Gérer et suivre des assurances de la flotte
- Gérer et suivre les sinistres de l'ensemble de la flotte
- Gérer et suivre les plaques d'immatriculation
- Suivre les commandes de pneus et effectuer un suivi régulier de leurs usures
- Gérer les dépannages (contrat d'entretien avec les différents constructeurs.)
- Gérer et suivre le vidage des différentes bennes (pneus, cartons.)
- Gérer et suivre les entretiens du bâtiment
- Effectuer des fiches d'incidents pour les conducteurs en cas de casse.

Comptabilité :
- Assurer la réception des factures
- Enregistrer les factures en suivant la comptabilité analytique de l'entreprise
- Rapprocher les factures des devis et bons de livraison pour demande de validation au Responsable Atelier
- Contacter les fournisseurs pour toute facture non conforme
- Transmettre les factures à la comptabilité pour paiement.
- Déployer la signature électronique et éviter les impressions

Management du personnel :
- Gérer le planning atelier en collaboration avec le responsable Atelier
- Piloter les équipes de mécaniciens en l'absence du responsable atelier (veiller à la qualité, la sécurité et l'hygiène)
- Suivre les relevés d'astreintes des Mécaniciens PL (saisir et transmettre le tableau des heures d'astreintes à la direction et au service RH)

HARD/SOFT Skills
Ce métier fait appel à un large panel de compétences et qualités de savoir-être :
- Vous êtes rigoureux (se),
- Vous êtes réactif (ve)
- Vous êtes polyvalent(e)
- Vous savez prendre des décisions

Avantages & conditions de travail
- Participation aux bénéfices et intéressement,
- PEE & PERCOL,
- Bonnes garanties mutuelle et couverture prévoyance complémentaire,
- Coffre-fort numérique,
- Bornes de recharge électrique,
- Abonnement sportif,
- Présence d'un coach sportif en entreprise
- Accès médiathèque et autres activités culture

Experience: 24 Mois

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Transports routiers de fret interurbains

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Prendre des initiatives et être force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.