Secrétaire particulière du préfet

Groupe RIFSEEP : 1
Vos activités principales

Toutes les missions afférentes à un secrétariat particulier :
- Mise à jour permanente et suivi de l'agenda du préfet ;
- Organisation des déplacements, des réceptions et des réunions du préfet ;
- Rédaction à la demande de compte-rendus ou de courriers ;
- Réponse aux appels téléphoniques et accueil physique des rendez-vous du préfet ;
- Suivi des parapheurs entrants et sortants, en particulier s'agissant des parapheurs signalés "urgents";
- Réservation des salles de réunion et organisation de visio ou audioconférences ;
- Réception en provenance des différents services compétents des dossiers de réunion du préfet et, le cas échéant, archivage ou destruction de ces dossiers ;
- Commande de fournitures au profit du préfet ;
- Gestion de la documentation interne et des archives du secrétariat
Votre environnement professionnel
Activités du service :

Le ou la titulaire du poste est en contact quodien avec l'ensemble des directions et services partenaires de l'Etat : corps préfectoral, directions de préfecture, services du SGCD, DDI, DREAL, ARS, SGAR, voire directions ministrérielles selon les dossiers concernés. Il ou elle interagit également avec l'ensemble des collectivités du département, des corps constitués, principaux syndicats et acteurs économiques pour assurer l'organisation d'événements.

Liaisons hiérarchiques :

Préfet du département ou, en cas d'absence, la secrétaire générale

Vos perspectives :

Fonctions analogues dans des structures de plus grande envergure ou poste administratif en préfecture

Vos compétences principales mises en œuvre :

Connaissances techniques :

Connaitre l'environnement professionnel - niveau pratique - requis

Avoir des compétences en informatique/bureautique - niveau pratique - requis

Savoir-faire :

Savoir rédiger - niveau maîtrise - requis

Savoir s'organiser - niveau maîtrise - requis

Savoir travailler en équipe - niveau maîtrise - requis

Savoir-être :

Avoir le sens des relations humaines - niveau maîtrise - requis

Savoir accueillir - niveau maîtrise - requis

Savoir s'exprimer oralement - niveau maîtrise - requis

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Disponibilité, aisance rédactionnelle et relationnelle, discrétion absolue, réactivité, maîtrise de soi.

Les missions ne sont pas télétravailables. Une habilitation au secret défense sera à obtenir.

En cas de vacance, le ou la titulaire du poste assurera l'intérim ou le soutien ponctuel des fonctions de secrétariat particulier du directeur de cabinet ou du secrétaire général. En sens inverse, le ou la titulaire du poste sera suppléé(e) sur ses missions en cas d'absence. Le calendrier de congés des secrétariats est donc soumis à validation hiérarchique pour assurer la continuité de service.