L'assistant achat H/F est responsable de la conformité des tâches permettant le suivi opérationnel des procédures d'appels d'offres et du suivi d'exécution des marchés qui lui sont confiés dans un contexte de :
- Complexité : maîtrise des processus administratifs d'achats publics / maîtrise des outils informatiques, support de ces processus (SI HA, plateforme Place) / appréhension des enjeux juridiques d'un projet ;
- Ecoute : relation directe avec les acheteurs de la filière et le coordonnateur
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- Autonomie : maîtrise des échéances et des tâches en toute autonomie / preuve d'initiative / comprend les enjeux de la filière / fait preuve de capacités d'analyse et de priorisation
Assistance aux procédures d'achat public
- Préparation des procédures d'achats publics
- Publication des marchés, ouverture des offres, aide à l'analyse des offres, notification des marchés ;
- Suivi de l'exécution des marchés, en particulier gestion des avenants et offres promotionnelles ;
- Utilisation de la plateforme de dématérialisation des marchés publics et des différents applicatifs du système d'information du GCS UniHA.
Gestion documentaire
- Mise à jour en temps réel des informations de la filière sur les différents espaces dédiés ;
- Gestion autonome de la documentation des marchés ;
- Reporting avec les outils mis à disposition par le siège.
Organisation logistique de la filière
- Organisation des réunions de la filière (physiques, téléphoniques)
- Gestion des rendez-vous fournisseurs ;
- Gestion de listes de diffusion ;
- Relations fonctionnelles avec les interlocuteurs du CHU de Poitiers ;
- Interactions avec le siège d'UniHA et les autres filières ;
- Participation aux réunions du réseau Assistants.
Relation avec les adhérents (hôpitaux publics)
- Contact téléphonique et mail régulier avec les établissements adhérents pour les renseigner sur les marchés actifs et à venir et répondre aux sollicitations diverses dans son champ de compétence ;
- Recensement des besoins, suivi des adhésions ;
- Promotion des activités et marchés de la filière : préparation de documents Power Point et différents supports de communication (fiches marchés, newsletter, mailing) en lien avec les services supports du réseau UniHA.
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