Responsable adjoint administration des ventes

Dans le cadre d'un renforcement de nos équipes nous recherchons un(e) Responsable Adjoint Administration des Ventes. Directement rattaché à notre Responsable ADV, vos missions seront :

Saisie des commandes :

* Assurer la prise en charge et la saisie des devis clients dans le système informatique,
* Suivre l’évolution des devis, en collaboration avec les équipes commerciales,
* Vérifier la conformité et le statut des devis établis et si nécessaire y apporter des modifications ou annulation (Quantité, prix, conditions de paiement),

Suivi des ventes :

* Maintenance des fiches articles après création : mise à jour des désignations commerciales, commandabilité des postes,
* Assurer le suivi des objectifs fixés par le Responsable ADV,
* Assurer la gestion administrative d’un portefeuille clients (Devis-facturation),
* Suivre le reporting des réclamations clients,
* Traitement des mails,
* Création des comptes client et trame de planning,
* Dispatch des mails de la boîte générique,

Relation avec les clients :

* Répondre aux demandes des clients concernant leurs commandes et le suivi de paiement,
* Assurer l’analyse des litiges et réclamations clients et factor liés aux factures,
* Maintenir une relation professionnelle et cordiale avec les clients pour assurer leur satisfaction,

Suivi Recouvrement :

* Définir la politique de crédit client avec la direction,
* Veiller à la conformité des documents administratifs (factures, bons de commande…),
* Assurer le suivi des encaissements et la mise à jour des documents administratifs correspondants,
* Relancer les clients en retard de paiement, en respectant les procédures de recouvrement,
* Proposer des solutions pour le règlement amiable des litiges liés aux créances,
* Contrôler la pertinence de la facturation et effectuer les régularisations,
* Rédiger les documents contractuels,
* Mettre en place le tableau de suivi des avaries et réclamations clients ; faire le lien avec la direction financière et le service qualité,
* Aider à résoudre les litiges de toute nature et effectuer les avoirs si nécessaire
* Analyser la solvabilité des entreprises clientes,
* Suivre l’encaissement des créances, participer au lettrage des comptes, établir la balance âgée,
* Participer à l’élaboration des reportings,

Amélioration des processus :

* Proposer des améliorations dans les procédures administratives liées aux ventes et au recouvrement,
* Mettre en place des actions pour améliorer le suivi des créances et réduire les délais de paiement,
* Rédiger la procédure de recouvrement.



Salaire attractif, négociable selon profil et expérience,

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