Gestionnaire administrative/-if f/h

· Appui au Directeur français de Chimie Pékin

- Gérer des missions des Directeurs (Directeur, Directeur-adjoint) ;

- Organiser les réunions de pilotages du Consortium ;

- Gérer les séjours courts en mobilité en France des étudiants de Chimie Pékin ;

- Interagir avec les assistant(e)s administratifs(-ives) francophones à Chimie Pékin (BUCT).



* Assistance aux dossiers RH des personnels en contrat avec Chimie Pékin

- Réaliser et mettre en œuvre le contrat du Directeur, et du Directeur-adjoint français à Pékin, et des contrats de professeurs agrégés séniors (jusqu’à 3 professeurs) ;

- Réaliser des dossiers RH des professeurs agrégés juniors (jusqu’à 3 professeurs) et des professeurs français de FLE (jusqu’à 5 professeurs) si vacations (établissement d’un fichier des heures complémentaires à payer, suivi dans tableur, contrôle des BS) ;

- Contrôler le journal de paie des personnels Chimie ParisTech-PSL à Chimie Pékin (jusqu’à 6 personnes avec le/la gestionnaire) ;

- Préparer les dossiers RH des intervenants pédagogiques Chimie ParisTech-PSL (établissement d’un fichier si heures complémentaires à payer, suivi dans tableur, contrôle des BS) ;

- Contrôler les BS (suivi des changements d’indice).



* Gestion financière

- Suivre le remboursement des dépenses sur la plateforme BdC, des services faits ;

- Mettre à jour le suivi dans les tableaux des dépenses de fonctionnement ;

- Préparer du budget prévisionnel annuel ;

- Créer les profils « agents » / fournisseurs dans le logiciel SIFAC ;

- Facturer BUCT selon accord financier signé entre BUCT et le Consortium ;

- Facturer les partenaires industriels qui soutiennent Chimie Pékin ;

- Appeler les cotisation annuelles des 5 écoles du Consortium,

- Établir des BdC pour dépenses annuelles des Coordonnateurs du Consortium, services faits, gestion et suivi dans tableur,

- Établir des BdC pour paiement des interventions pédagogiques (Flying profs), services faits, gestion et suivi dans tableur,

- Suivre les dépenses de fonctionnement, masse salariale, et investissement ;



* Missions et déplacements

- Préparer les OM annuels des personnels Chimie ParisTech-PSL) à Chimie Pékin ;

- Préparer les OM mensuels et états liquidatifs, avance et solde des perdiems en septembre et janvier ;

- Préparer les OM des missions courtes d’enseignement et de direction ;

- Gérer la réalisation d’avances de frais de mission, règlement du solde en retour de mission ;

- Gérer la relation avec l’agence de voyage du marché ;

- Gérer les frais liés à la mission ;

- Suivre les missions des flying professors à Pékin (documents administratifs, visas, le cas échéant, frais engagés et refacturation).