1498 - secrétaire médical.e

Dans le respect secret médical, apporte une aide permanente au médecin du travail à l’infirmière en santé au travail dans l'organisation des visites médicales des agents et des actions en milieu de travail.

• Assure l’accueil physique et téléphonique et renseigne les agents de la collectivité et du REMM

• Assure la planification des activités et oriente les visites selon les demandes des agents : gestion des agendas du médecin du travail et de l’infirmière en santé au travail

• Assure la réalisation des examens complémentaires dans le cadre des visites médicales : examens de vision, d’audition…

• Participe à l’organisation de l’action en milieu de travail : planification des visites de sites, études de postes, réunions, actions de prévention…

• Assure la coordination médico-administrative : envoi et suivi des convocations aux agents, des documents de liaison aux services concernés…

• Assure la gestion, la saisie et le classement des dossiers médicaux des agents, ainsi que la saisie des données liées à l’activité médicale sur le logiciel de santé au travail

• Traite les dossiers et documents du service de santé au travail : enregistrement, diffusion, archivage des courriers, fiches de liaison médicale, prescriptions médicales, …

• Elabore des tableaux de suivi : suivi des visites auprès du médecin du travail et de l’infirmière en santé au travail, agents bénéficiaires de l’obligation d’emploi, prescriptions médicales, aménagements de postes, habilitations, amiante, …

• Aide à la préparation et la mise en forme des rapports d’activité

• assure le recensement et le suivi des déclarations BOE pour l’élaboration de la déclaration annuelle FIPHFP

• Instruit et formalise les demandes dans le cadre du FIPHFP et assure le suivi financier

• Assure l’exécution et le suivi du budget du service de santé au travail et gère les commandes de fournitures

• Vérifie le fonctionnement et le suivi de la maintenance des appareils de biométrie

Compétences stratégiques :

• Assurer la polyvalence sur l’ensemble des missions

• Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degré d’importance ou d’urgence

• Faire preuve de rigueur dans l’organisation de son travail

• Savoir être réactif et faire preuve de capacité d’initiative

•Alerter sur des dysfonctionnements ou des urgences à traiter

• Filtrer à bon escient les appels téléphoniques

• Etre autonome dans l’organisation et l’exécution de son travail

Compétences relationnelles :

• Créer de bonnes conditions d'accueil

• Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physique

• Etre capable de travailler en équipe

• Etre capable de collaborer avec les services et les interlocuteurs externes

• Savoir gérer des situations d'urgence avec sérénité et recul

• Respecter le secret médical

• Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers

Compétences techniques :

• Connaître l'organisation et les circuits de décision de la collectivité

• Connaître les principes de la législation sanitaire et sociale

• Maîtriser l'utilisation de certains appareils biométriques

• Elaborer des tableaux de bord et outils de suivi

• Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physique

• Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage, …)

• Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint)

• Maîtriser les logiciels spécifiques du service/de l’activité