Gestionnaire administratif au sein du pôle traçabilité (h/f)

Présentation du service:

Reconnu en France et à l'international, le Système d'Information Relatif aux Equidés (SIRE) est garant de la traçabilité sanitaire et zootechnique des équidés présents sur le territoire français. Cette base de données unique, combinant à la fois la base de données nationale d'identification (BDNI) et la base de données zootechniques nationale (BDZN) évolue sous la gouvernance du comité SIRE. Le SIRE dispose d'une expertise historique et d'un système mutualisé mis à la fois au service de la filière équine et de l'Etat, notamment du Ministère chargé de l'agriculture et des services sanitaires.
Face à un contexte extérieur changeant (nouveautés réglementaires, technologiques et scientifiques) et des évolutions sociétales impactantes, le SIRE doit adapter en permanence ses procédures et son système d'information en fonction de la réglementation, des progrès technologiques et scientifiques et des besoins de la filière.

3 services sont dédiés aux usagers afin de faciliter leurs démarches et répondre à leurs questions : « Elevage et nouveaux chevaux », « Au cours de la vie du cheval » et « Accueil et Transverse ».

Le service Au cours de la vie du cheval est constitué de trois équipes : « traçabilité », « propriété », et « importés ».

L'équipe Importés, composée de 12 agents est en charge de l'enregistrement des chevaux importés et des chevaux nés en France avec un document d'identification étranger, et l'émission des certificats d'exports.

Présentation du poste:
Placé(e) sous l'autorité hiérarchique de la cheffe d'équipe Importés,
l'agent(e) sera chargé(e) des missions et activités suivantes :

Missions:

L'agent occupe un rôle de référent technique au sein de son service.

Activités principales:
- Instruire les dossiers et des demandes
- Traite, suit et contrôle des dossiers complexes et tâches spécifiques
- Assure la rédaction des notices, des procédures de travail en prenant soin de veiller à la réglementation en vigueur
- Est référent métier sur les démarches à respecter ou à faire évoluer
- Est référent métier sur l'applicatif métier concerné : tests, propositions d'amélioration
- Réalise les statistiques se rapportant à l'activité concernée

Activités secondaires:

- Participe à la formation de nouveaux agents,
- Renseigne un client en accueil physique
- Assure la veille, l'application et le contrôle de la réglementation
- Possibilité de renfort dans d'autres équipes du SIRE

Dans le cadre de sa prise de poste, l'agent sera formé aux procédures et aux logiciels internes.

Champ relationnel:
En interne:
- Les collègues des différents services du SIRE
- Chefs d'équipe et chefs de service

En externe:
- Usagers
- Organismes étrangers
- Organismes de la filière

Niveau d'études : Bac
Et
Expérience : 3 ans d'expérience en gestion administrative

Savoir-faire:
- Très bonnes connaissances de la filière équine et des institutions
- Maîtrise du pack office et aisance numérique
- Bonne expression orale et écrite en langue française
- Notions en anglais (A2)
- Bonnes connaissances du SIRE
- Appétence pour le domaine juridique
La connaissance d'autres langues étrangères est un plus

Savoir-être:

- Etre autonome tout en sachant faire remonter les informations pertinentes à sa hiérarchie
- Faire preuve de rigueur
- Disposer d'une capacité d'organisation et d'efficience
- Disposer d'une aisance relationnelle
- Attrait pour la qualité du service rendu aux usagers ; conscience de la notion de service public

Conditions particulières de travail

Télétravail possible après une phase de prise de poste (1jour par semaine)
Horaires flexibles

Ce poste donne accès à :
- Des tickets restaurants
- Action sociale
- Mutuelle employeur obligatoire, plus d'informations sur https://www.psc-agriculture-mercer.fr/
- Chèques-vacances : bonification employeur minimale de 25% de l'épargne

Experience: 3 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique (tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité sociale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.