Poste : Sous l'autorité du Directeur Administratif et Financier, le responsable administratif est un véritable relai dans le cadre du traitement des demandes quotidiennes aussi bien de la part des assureurs, des banquiers, des services de l'état mais aussi des directeur des établissements. Il assurera également le suivi et la mise à jour des bases de données internes (conventions internes, baux, contrats fournisseurs, informations bancaires, juridiques). Il aura notamment les attributions suivantes :
- Assurer la rédaction, le suivi et la mise à jour de l'exhaustivité des conventions " internes " permettant la correcte gestion du Groupe,
- Assurer le suivi, les études comparatives et la souscription des contrats d'assurances multi risques du groupe en coordination avec la direction technique
- Assurer les relations avec les assureurs et coordination avec les établissements et/ou la direction technique (ouverture des sinistres, suivi du recouvrement des sinistres, envoi des certifications annuelles, souscription et résiliation des contrats saisonniers...)
- Assurer le suivi du correct paiement des assurances en coordination avec la comptabilité
- Assurer le suivi des baux commerciaux intra groupe (rédaction, mise à jour, suivi de la correcte facturation comptable)
- Assurer le suivi des baux commerciaux externes, principalement des baux d'habitation saisonniers (recensement, mis à jour, assurance, pilotage de la mise en place des virements automatiques et des délais de résiliations) en coordination avec la comptabilité et les établissements
- Assurer le traitement des obligations d'informations bancaires et des différents services de l'état, ainsi que l'information nécessaire à l'ouverture, mise à jour et clôture des comptes bancaires
- Assurer le traitement administratif des obligations légales d'exploitation des établissements en coordination avec la direction des opérations (attestations, licence)
- Assurer l'archivage structuré des données de secrétariat juridique des établissements (statuts, Kbis à jour, DBE)
- Mettre en place et suivre une base de données (DATA ROOM) et un archivage des contrats fournisseurs des établissements et être proactif en alertant sur les dates de fin de contrat (traitement des résiliations)
Profil : Vous travaillez en étroite collaboration avec le DAF et êtes le relai administratif des directions de l'entreprise.
Qualités requises :
- Esprit & travail d'équipe, excellent relationnel
- Capacité d'adaptation aux sujets variés traités
- Autonomie tout en assurant une communication forte ascendante et descendante
- Rigoureux et organisé
- Discrétion
Entreprise : Groupe évoluant dans le secteur de l'immobilier de luxe recherche dans le cadre d'une création de poste son Responsable Administratif (f/h)
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.