Gestionnaire administrative

Autorisations Contractualisation Coopération


Définition du poste :

Sous la responsabilité du Directeur des Affaires Médicales, des coopérations et d’appui à la stratégie, et de la Responsable Stratégie. En collaboration et soutien à la Responsable Stratégie, la gestionnaire administrative Stratégie assure le suivi administratif en matière de stratégie et de développement des coopérations et des partenariats.


Missions générales et administratives :

* Coordination et suivi du courrier et des mails
* Gestion des envois par courrier
* Rédaction et mise en forme de courriers, notes, documents
* Elaboration, mise en place et actualisation d’outils de suivi
* Collecte de données
* Gestion de l’agenda « Stratégie », programmation de réunion
* Rédaction de compte rendu de réunions
* Planification des instances, participation et réalisation des comptes rendus


Missions Spécifiques :

Stratégie et projets médicaux :

* Participer à la coordination des projets (médical et d’établissement)
* Rédaction du projet d’établissement
* Participer à la coordination et à l’organisation du suivi des contrats pluriannuels d’objectifs et de moyens pour les pôles et les directions fonctionnelles par thématique proposé par l’ARS.
* Réalisation de diagnostic (avoir une connaissance élargie des activités interne à l’établissement et des activités du territoire)
* Organiser des points de suivis DIM/ DAF et assurer le suivi des différents projets et des éléments diagnostic


Suivi des conventions et coopérations :

* Création d’outils de suivi
* Suivi des conventions et présentation d’un bilan annuel
* Faire des propositions de rédactions


Dossiers d’autorisation :

* Préparation des dossiers : organiser les collectes de données auprès des équipes et directions concernées.
* Pré rédaction des données
* Gestion administrative des dossiers de demande et de renouvellement d’autorisation d’activités de soins et de labélisation de l’établissement
* Collecter des données
* Préparation des visites de conformité


Appels à projets :

* Gestion du comité de projet :
o Programmation des réunions
o Saisir les directions et les équipes concernées
o Actualiser le tableau de suivi des projets
o Mettre en place des plans d’actions
* Rédaction des appels à projets et/ou demande de subvention en lien avec la Responsable Stratégie et en lien avec les pôles et les équipes concernées


Programmes d’éducation thérapeutique du patient :

* Préparation des déclarations des nouveaux programmes ETP
* Préparation des déclarations des demandes de renouvellement de programme
* Suivi des rapports d’activités, annuel et quadriennal


Coordination interne des demandes de remontées d’informations :

Coordination interne des demandes de remontées d’informations auprès des différentes directions, encadrement, chef de pôles.


Rapport d’activité :

* Coordination interne des demandes de rapports d’activités :
o Pôle gériatrique / CPEF / EMSP / PFR
o …


Déclaration :

* Déclaration des protocoles de coopération ou autres activités nécessitant des déclarations administratives


Lien Ville Hôpital :

* Participer à l’organisation des événements ville hôpital
* Travailler en collaboration avec la Direction de la communication, sur la communication des événements.


Compétences requises :

* Dynamisme et implication professionnelle
* Capacité à travailler en autonomie
* Adaptabilité et réactivité
* Capacité d’analyse de la situation et des enjeux
* Rigueur administrative
* Aisance à l’utilisation des outils bureautiques


Savoir être :

* Sens de la confidentialité et de la discrétion
* Sens de la diplomatie
* Sens du travail en équipe
* Aisance relationnelle
* Capacité d’adaptation et de disponibilité


Profil recherché :

* Formation de niveau Bac +2
* Compétences techniques : Word, Excel (avancé), Power Point
* Une expérience sur une fonction similaire et une connaissance de l’environnement hospitalier seraient un plus

Les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à adresser, sous la référence ” 2024-45″ à :
Centre Hospitalier de Douai
DRH
Route de Cambrai
BP 10740
59500 DOUAI Cedex

ou par mail:
drh@ch-douai.fr

* Type: Non médicale
* Contrat: CDD et CDI


Candidature : Gestionnaire Administrative

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Lettre de motivation Types de fichiers acceptés : pdf, docx, jpg, png, ppt.

Pièce supplémentaire Types de fichiers acceptés : pdf, docx, jpg, png, ppt.

#J-18808-Ljbffr