Secretaire - h/f

Description entreprise :
Situe a Bordeaux, le Centre Hospitalier Charles Perrens est un hopital de recours et de reference a l'echelle de la Nouvelle Aquitaine dans le domaine de la psychiatrie et de la sante mentale. Il assume une triple mission de soins, d'enseignement et de recherche, en collaboration avec l'Universite de Bordeaux et le CHU de Bordeaux avec lesquels il forme l'un des plus importants poles hospitalo-universitaires de France. Sa zone d'attraction s'etend sur la ville de Bordeaux, les communes de Bordeaux Metropole situees sur la rive gauche de la Garonne, et l'Ouest du departement, de Lesparre a Arcachon. Il rayonne par ailleurs sur toute la region Nouvelle Aquitaine pour certaines activites dont il est le referent. L'etablissement est un acteur economique majeur de la metropole et de la region : 2 400 agents, un budget de 150 millions d'euros, une file active de pres de 28 000 patients en croissance constante, et une capacite de 434 lits sur le secteur sanitaire, de 102 lits sur le secteur medico-social (EHPAD et MAS), 272 places d'hopital de jour et 46 places d'HAD.

Description du poste :
Le Centre hospitalier Charles Perrens recrute une secretaire (F/H) pour son secretariat commun de la Direction des Ressources Humaines et de la Direction des soins Infirmiers des que possible. En collaboration avec votre collegue, vous aurez pour mission de traiter et d'organiser l'ensemble des informations administratives et les relations internes et externes du secretariat de la Direction des Ressources Humaines et de la Direction des Soins Infirmiers. Vos activites seront: Activites principales : Assurer la reception, l'enregistrement et la diffusion du courrier Prendre en note les courriers et rediger les compte-rendus Traiter, mettre en forme, diffuser et archiver des documents Receptionner, traiter et orienter les appels telephoniques et les mails Accueillir physiquement les agents et les orienter vers l'interlocuteur referent Assurer la mise a jour de l'intranet Gerer les rendez-vous et les agendas du DRH, du Directeur des Soins, de l'Attachee d'Administration et du CSS adjoint a la Direction des Soins - reserver les salles et les vehicules Gerer le dossier des abonnements Cite Pass Groupe (bus-tram) Saisir et gerer des badges des personnels exterieurs au CHCP beneficiant du restaurant du personnel Participer a l'organisation de la commission teletravail Activites specifiques : Assurer le suivi et la mise a jour de l'organigramme de la Direction des Soins Assurer la reprographie des livrets d'accueil Assurer le suivi du tableau des permanences cadres Assurer la mise a jour de la composition des instances relevant de la Direction des Soins Assurer l'organisation des instances (CSIRMT, CLUD...) et reunions relevant de la Direction des Soins et en assurer les comptes-rendus En l'absence de sa collegue, assurer la continuite ou la realisation des activites specifiques suivantes : Assurer le secretariat des procedures disciplinaires et conseils de discipline. Assurer le traitement des demandes de mandats syndicaux en lien avec l'attache ou l'adjoint des cadres de la DRH Realiser le tableau d'indemnisation des permanences cadres

Profil recherché :
Pre-requis: Niveau baccalaureat souhaite Experience en secretariat souhaitee Connaissances : Connaissance des techniques de secretariat et de la bureautique Connaissance de l'organisation et du fonctionnement interne de l'etablissement Connaissance des techniques d'accueil physique et telephonique Savoir etre : Ecoute et diplomatie Esprit d'initiative Savoir s'exprimer aisement vis-a-vis des divers interlocuteurs Efficacite Disponibilite Respect de la confidentialite Capacite d'accueil et de communication Savoir faire : Sens de l'organisation Savoir rendre compte Bonne utilisation d'Internet et des sites necessaires a l'activite, de la messagerie et du reseau local Respect des protocoles et procedures de travail ainsi que du classement des dossiers Connaissances operationnelles dans les outils bureautiques: WORD, Excel (calculs de bases, fonction filtres, tableaux croises dynamiques) Specificites du poste: Poste a temps plein Le secretariat est ouvert de 8 h 30 a 17 h Pose de conges entre les 2 agents avec presence obligatoire d'une secretaire sur deux Organisation du temps de travail selon le protocole en vigueur au sein du Centre hospitalier Charles Perrens.