Pref21 - secrétaire particulier(ère) du secrétaire général

Code fiche : ADM005A

Vos activité principales

Le secrétaire particulier assiste le secrétaire général dans l'organisation quotidienne et matérielle de son travail. Ses principales activités sont les suivantes :

1 - Traiter les contacts : gestion de l'agenda, des déplacements, filtrage des interlocuteurs.
2 - Planifier dans l'agenda l'organisation des réunions présidées ou auxquelles participe le secrétaire général ; s'assurer auprès des services organisateurs que le secrétaire général dispose en temps utile de son dossier et/ou des éléments nécessaires à la réunion.

3 - Gérer le courrier (courrier départ/arrivée), la messagerie électronique (boîte fonctionnelle "secrétaire général")

4 - Assurer la dactylographie des courriers et constituer des dossiers administratifs (synthèse de documents)

5 - Traiter les dossiers ponctuels et assurer le suivi des affaires réservées.
6 - Assurer l'accueil physique et téléphonique.
7 - Gestion des crédits du centre de paiement "résidence du secrétaire général

Ces attributions s'inscrivent dans le respect des engagements Qualipref.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Disponibilité, réactivité, adaptabilité

Amplitude horaire

Sujétion spécifique de secrétariat particulier

Vos compétences principales mises en oeuvre

Connaissances techniques :
- Avoir des compétences en informatique-bureautique : niveau maîtrise requis
- Connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise requis
- Avoir des compétences budgétaires et comptables : niveau pratique à acquérir
- Connaître les règles du protocole : niveau maîtrise à acquérir

Savoir-faire :
- Savoir s'organiser : niveau maîtrise requis

Savoir-être :
- Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise requis
- Savoir accueillir : niveau pratique requis
- Savoir communiquer : niveau maîtrise à acquérir
- Savoir s'adapter : niveau maîtrise requis

Durée attendue sur le poste : de 3 à 5 ans

Vos perspectives :
- Développement des compétences en matière de bureautique
- Examen professionnel de secrétaire administratif de classe supérieure
- Tous postes de catégorie B au sein de la préfecture, le poste d'assistant du SG apportant une connaissance approfondie de l'environnement professionnel et de l'organisation et des missions des services de la préfecture et de l'Etat dans le département notamment.