Gestionnaire des enseignements melun

Votre environnement de travail

En tant que gestionnaire des enseignements, vous intégrerez l’équipe de la Direction des études et de la formation (DEF).
La DEF se compose de huit services : la scolarité de licence, les scolarités de master, le service des enseignements, le service des examens, la scolarité de Melun, le service des inscriptions et le service des diplômes. La direction est présente sur les quatre principaux sites de l’université (Assas, Panthéon, Vaugirard et Melun) et regroupe une cinquantaine d’agents.
Au sein de la DEF, le service de scolarité de Melun a pour principales missions la programmation de l'offre de formation, l'accueil et la gestion administrative et pédagogique des étudiants ainsi que l'organisation des examens des diplômes de licence sur le Campus de Melun. Le service est composé de 8 agents.
Le pôle des enseignements assure la mise en œuvre de la planification des cours et des travaux dirigés des trois niveaux de licence dispensées au sein du campus.

Missions

Le gestionnaire est en relation directe avec les enseignants et veille au suivi opérationnel de l’organisation des cours. Il joue un rôle fondamental dans l’accompagnement des équipes enseignantes tout au long de l’année.
Il est également amené à collaborer avec les autres services du campus, les autres services de la direction des études, avec ses homologues des autres centres. Il échangera également avec les ressources humaines, pour le suivi du recrutement et la rémunération des enseignants vacataires
Le gestionnaire participe à de nombreuses opérations de gestion informatisée et assure la circulation de l’information indispensable au fonctionnement du service.

Activités principales

1. Accueillir, informer et orienter les enseignants
2. Envoyer les fiches de vœux aux chargés de cours de l’année N pour la mise en place du planning N+1
3. Collecter et traiter les fiches de vœux
4. Transmettre les dossiers de recrutement aux enseignants vacataires en lien avec les services RH
5. Préparer les plannings, en concertation avec les autres agents du service, tout en tenant compte du calendrier universitaire, des contraintes de locaux, des effectifs étudiants et des maquettes d’enseignement
6. Saisir le planning dans les logiciels Apogée et Celcat
7. Envoyer les confirmations de CM et TD aux enseignants
8. Gérer les annulations et les rattrapages tout au long de l’année universitaire
9. Organiser les galops d’essai
10. Effectuer les états d’heures des enseignants vacataires à sa charge
11. Vérifier et actualiser, le cas échéant, les états de services des enseignants, titulaires et contractuels, dans le logiciel OSE
12. Gérer les demandes d’autorisation de captation des cours pour mise en Podcast
13. Saisir les demandes de réservations ponctuelles de salles (associations, évènements extérieurs…)
14. Participer à certains évènements institutionnels : journée d’accueil des nouveaux étudiants

Dans le cadre des missions relevant de la DEF, l'agent pourra être amené ponctuellement à effectuer des tâches ne relevant pas de ses missions initiales, cela dans une nécessité de service.

Conditions particulières du poste

Fortes contraintes horaires pendant la période de mise en place des plannings (juin/juillet/septembre)

Exprimez votre potentiel

Compétences principales

15. Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche
16. Maîtriser la réglementation et les procédures relatives à la gestion de la scolarité
17. Maîtriser les outils de bureautique
18. Maîtriser l’utilisation de logiciels spécifiques de scolarité et de planification (Apogée, Celcat, OSE)
19. Avoir le sens de l’organisation et savoir anticiper
20. Aptitude au dialogue, à la communication et à la négociation
21. Disponibilité et réactivité pour répondre aux sollicitations urgente
22. Posséder un bon niveau d’expression écrite et orale
23. Savoir travailler en autonomie et en équipe

Candidature

Adressez un CV accompagné d’une lettre de motivation au bureau Recrutements