Secrétaire h/f

La filière "Croix Rouge Compétence" :

Sur le seul champ de la formation, la filière formation de la Croix Rouge française, nommée Croix Rouge Compétence, se déploie au travers de 11 directions régionales qui comptent 60 établissements de formation répartis sur tout le territoire français (métropole et Outre-mer). Chaque année plus de 17 000 personnes sont formées à 30 métiers du sanitaire et social (Infirmiers) par la voie de la formation initiale et celle de l'apprentissage ou de la validation des acquis de l'expérience, plus de 90 000 stagiaires en formation professionnelle dans les domaines du sanitaire-social et de la santé-sécurité au travail, et plus de 1500 personnes sont accompagnées dans la voie de la pré-qualification (découverte d'un métier, remise à niveau, établissement d'un projet professionnel.)

Toutes ces structures, au coeur des enjeux société, développement de nouveaux projets et travaillent à des solutions innovantes. En nous rejoignant, vous contribuerez au développement de nos formations en partageant notre engagement et notre éthique.

C'est au sein de Croix Rouge Compétence site de Moulins que nous recrutons un secrétaire H/F en CDD pour un remplacement.

Notre établissement de Moulions est situé au 20 Rue du Vert Galant 03000 MOULINS. Vous serez chargé(e) de :

Partie accueil/secrétariat
- Assurer l'accueil des visiteurs : les recevoir, identifier leurs demandes, les orienter et tracer leur présence au sein de l'établissement ;
- Assurer l'accueil téléphonique : mettre en contact les interlocuteurs ou assurer la transmission des messages et tracer dans le registre des appels ;
- Affranchir le courrier sortant ;
- Assurer l'enregistrement et la distribution du courrier ;
- Mettre à jour le tableau de gestion des demandes à l'accueil ;
- Gérer les besoins en logistique et les fournitures de bureaux
- Participer à la démarche qualité et être support à la responsable qualité notamment au niveau de la gestion documentaire.

Partie gestion des apprenants
- Gérer les dossiers de sélections des candidats ;
- Gérer les inscriptions des étudiants ou stagiaires ;
- Assurer la gestion et le suivi administratif des formations dont elle a la charge ;
- Alerter la direction en cas de pièces manquantes au dossier (documents administratifs, certificats médicaux, vaccination) ;
- Préparer et suivre les éléments nécessaires à la facturation des frais de formation, en lien avec le service comptabilité de l'IRFSS GE ;
- Gérer les diplômes, certificats des étudiants ou stagiaires ;
- Saisir les données nécessaires aux statistiques administratives ;
- Assurer le lien avec les logiciels métiers des différentes filières et avec les organismes payeurs ;
- Gérer les rapports d'activités des formations dont elle a la charge ;
- Réceptionner, contrôler et suivre les absences des apprenants ;
- Editer les listes d'émargement des apprenants ;
- Editer et mettre en ligne les plannings de formation ;
- Réaliser les ouvertures de sessions de formation dans l'outil métier et en assurer le suivi ;