Secrétaire du cabinet du maire

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Rédacteur
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi La secrétaire du cabinet du Maire assure le secrétariat et l’accueil du Cabinet. Missions / conditions d'exercice Activités principales :
Gestion de l’agenda du Maire et planification des rdv.
Réception des publics avec prise de rdv.
Gestion des appels téléphoniques internes/externes.
Relais et suivi des demandes de renseignements du maire auprès des services municipaux.
Organisation des cérémonies.
Rédaction de courriers/courriels administratif simples.

Activités secondaires :
Réservation hôtel/moyen de transport pour déplacements des élus (cf. congrès des maires).
Classement et archivage des fichiers du cabinet.
Mise à jour des répertoires.
Préparation et envoi des vœux de fin d’année.

Missions spécifiques :
Paiement des factures.
Suivi budgétaire (en lien avec le Directeur de Cabinet) Profils recherchés Compétences techniques :
- Maîtrise des logiciels de bureautique : Word, Excel.
- Connaissance générale du fonctionnement des collectivités territoriales.
- Aptitude à réceptionner des appels téléphoniques.
- Rédaction de courriers administratifs.

Compétences relationnelles :
- Disponibilité
- Rigueur et organisation
- Ecoute et diplomatie
- Capacité d’adaptation
- Communication orale et écrite optimale
- Discrétion professionnelle absolue

Compétences managériales :
- Non concerné.

Diplômes requis :
- BAC+2

Formations et qualifications nécessaires
- gestion-administration et/ou Assistant de manager et/ou secrétariat de Direction