Chargé de gestion des invitations et représentations - emploi du temps (f/h)

Chargé de gestion des invitations et représentations - Emploi du temps (F/H) (référence 006/2025)

Grades possibles :

Adjoint administratif

Adjoint administratif principal de 2ème classe

Adjoint administratif principal de 1ère classe

Conditions d’accès :

Titulaire ou recrutement direct

Filière :

Administrative

Catégories :

C

Pôle / Direction :

Cabinet du Président

Lieu de travail :

Hôtel du Département

11, rue François Chénieux

87000 LIMOGES

Conditions d’exercice / Avantages :

Poste à temps complet 39H30/semaine

25 jours de congés + 29 jours de RTT par an

Télétravail possible

Expérimentation en cours de la semaine en 4 jours

Titres restaurant d’une valeur de 7,50 € avec une participation de 4,50 € de l’employeur

Action sociale et comité des œuvres sociales

Participation élevée aux abonnements de transport en commun et forfait mobilité durable

Politique RH active (formations, qualité de vie au travail…)

Avec près de 2 000 agents et 200 métiers, le Département de la Haute-Vienne est l’un des premiers employeurs publics du territoire. Nos missions couvrent des domaines variés tels que le social, la petite enfance, les collèges, les routes départementales, l'aménagement du territoire ou la culture et offrent ainsi de nombreuses opportunités de recrutement et de mobilité.

Employeur responsable, nous œuvrons à ce que notre politique recrutement reflète la richesse et la diversité de notre territoire.

Le Cabinet du Président accompagne au quotidien le Président dans l’exercice de ses fonctions.

Placé(e) sous l’autorité de la Directrice de Cabinet, cet agent est chargé de la gestion des invitations et représentations des élus.

À ce titre, vous devrez :
- Préparer des propositions de gestion des invitations à soumettre au Président,
- Assurer le suivi administratif et la gestion informatique des invitations,
- Effectuer un suivi téléphonique de la participation des élus et services,
- Trier, classer, mettre à jour et archiver les documents,
- Saisir et diffuser l’emploi du temps du Président,
- Traiter les frais de déplacement des élus.

Vous serez amené à effectuer la permanence des secrétariats du Cabinet et travaillez en binôme avec l’agent en charge du secrétariat particulier du Président.

Savoirs :

Connaissance des techniques de secrétariat

Maîtrise des procédures administratives et circuits hiérarchiques de l’Institution départementale

Connaissance parfaite des règles d’orthographe et de grammaire

Parfaite connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales

Savoir-faire :

Parfaite maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers

Qualité d’organisation et d’adaptation

Sens du travail en équipe et en transversalité

Rigueur dans le suivi des dossiers

Savoir-être :

Respecter la confidentialité des informations et faire preuve d'une grande discrétion

Qualités d’écoute

Qualités relationnelles

Respect des procédures validées par l’institution

Réactivité face aux demandes de travail en urgence, et disponibilité