Assistant au directeur général adjoint

Vous êtes à la recherche d'une opportunité pour mettre à profit vos compétences au sein d’une Collectivité Territoriale dynamique et innovante ? Rejoignez le Département du Rhône, nous avons l’offre d’emploi idéale pour vous !

 Qui sommes-nous ?

Le Département du Rhône est une collectivité locale composée de 1800 collaborateurs, répartis sur tout le territoire. Nous accompagnons près de 1,9 million d'habitants au quotidien et œuvrons en faveur de la santé, l’éducation, la culture, la mobilité et l’aménagement du territoire.

 Descriptif pôle + Votre future équipe :

En rejoignant le pôle Éducation et Attractivité, l’Assistant du Directeur Général Adjoint intègre une équipe de 7 personnes dont 1 chargé de mission attractivité, 2 chefs de projets, 1 coordinateur numérique et 1 technicien comptable. Vous travaillerez en étroite collaboration avec la Direction des missions transversales. Cette équipe s'inscrit en véritable partenaire de l’ensemble des pôles de notre collectivité.

Véritable support au Directeur Général Adjoint, et ayant un rôle de coordinateur, vous devrez assurer le bon fonctionnement du pôle en terme d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil et de suivi des dossiers.

Pour cela vos principales missions seront :

1/ D’assurer l’accueil physique et téléphonique, la gestion de l’agenda du DGA :

• Assurer l’interface entre le DGA et les directions du pôle et ceux de la collectivité ;

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers ;

• Assurer le suivi des agendas du DGA et du calendrier des différents évènements.

2/ Préparer les différentes réunions et réaliser des comptes rendus :

• Organiser des réunions, des séances de travail et en assurer la logistique ;

• Assurer la réservation des salles, matériels, voitures ;

• Saisir et mettre en forme des documents utiles aux réunions de la direction ;

• Réaliser des recherches documentaires diverses ;

• Assurer la prise de notes et la réalisation des comptes rendus.

3/ Constituer et préparer les dossiers :

• Élaborer des documents nécessaires à la constitution des dossiers ;

• Assurer le suivi des dossiers (respect procédures, vérification, respect des délais) ;

• Rédiger des notes, synthèses, documents ;

• Suivi des projets et activités de la direction.

4/ Coordonner les activités du pôle :

• Assurer le suivi des absences, des déplacements ;

• Assurer le traitement du courrier ;

• Assurer les commandes des fournitures, de matériel pour le pôle ;

• Participer à la création, l’harmonisation, la mise à jour d’outils de gestion internes ;

• Concevoir, suivre, harmoniser et mettre à jour des procédures internes pour fluidifier le fonctionnement ;

• Assurer les corrections de formes des notes, courriers, rapports budgétaires, documents divers ;

• Réaliser et mettre à jour des états, tableaux de bord ;

• Saisir et mettre à jour les bases de données ;

• Assurer la diffusion des communications et des informations ;

• Assurer la gestion des boîtes mails génériques ;

• Être le réfèrent informatique et archivage pour le pôle ;

• Veiller au respect des délais et échéanciers de l’institution.

Vos compétences à partager :

Pour réussir sur ce poste, vous apporterez votre goût pour le contact humain, de capacités d'analyse et d'organisation, de rigueur et de discrétion. Vos qualités relationnelles et votre sens du conseil vous permettront de vous adapter à votre public.

Vous disposez de premières expériences réussies en tant qu’assistant de Directeur dans la fonction publique.

Vous maîtrisez les logiciels bureautiques et métiers, tel que ASTRE RH, OHRIS, KOLOK, CORIOLIS…