Assistant d'operations (h/f)

VOS MISSIONS AU SEIN DU SERVICE CONSTRUCTION :

Rattaché(e) au Responsable du Service Construction (f/h), vous assurez les travaux d'assistance pour des responsables de programmes (responsables d'opérations), dans les missions de maître d'ouvrage, sur des opérations de construction variées (maîtrise d'ouvrage directe, acquisition en VEFA ; logements, foyers, locaux d'activités, accession sociale, etc.). Le champ d'intervention couvre également des projets en réhabilitation (acquisition - amélioration).
Vous êtes chargé du suivi administratif et financier, sur des opérations de production de logements conventionnés, sur les phases faisabilité, conception, réalisation, réception et parfait achèvement. Vous intervenez en appui aux responsables d'opérations sur les aspects technique et réglementaire,
Vous pouvez être amené à intervenir sur des opérations d'amélioration du parc, en appui auprès de la Direction du Patrimoine.

VOS ACTIVITES :
Vous travaillez en binôme avec le responsable d'opérations et l'assistez sur la partie administrative d'une opération immobilière.
o Vous assurez le suivi administratif et financier des opérations et la gestion des aspects techniques et réglementaires des opérations, vous répondez aux demandes des partenaires internes (Directions Territoriales, Maintenance, services supports : achats, finances, .) et externes (équipes de maitrise d'œuvre, bureaux de contrôle, entreprises, collectivités locales, financeurs, promoteurs),
o Vous réalisez les dossiers de demande d'agréments, préparez et élaborez les dossiers de financements et demande de subventions, les conventions diverses (APL, .) .
o Vous êtes responsable de la collecte, du classement des documents, de la fiabilité des données liées aux projets. Vous informez de l'évolution des dossiers auprès des partenaires : vous êtes garant de la circulation des informations auprès des interlocuteurs internes et externes.
o Vous assurez le suivi des commandes et des paiements, le suivi et le contrôle des lignes budgétaires. Vous saisissez notamment les bons de commande et les situations de travaux dans le logiciel dédié d'Alpes Isère Habitat.
o Acteur dans l'organisation et la cohésion de l'équipe, vous assurez et facilitez les relations et contacts interservices nécessaires à la réalisation de ses activités,
o Vous collectez et mettez à jour les tableaux de bord en collaboration avec les responsables d'opérations et en lien avec l'assistante de direction,
o Vous traitez et suivez les demandes des clients et prestataires. Vous suivez la levée des réserves, relancez les intervenants,
o Vous traitez ou réorientez les appels téléphoniques, gérez et organisez les agendas. Vous élaborez les courriers et documents sur demande des responsables d'opérations ou de votre hiérarchie,
o Vous utilisez les différents logiciels nécessaires à la gestion des opérations (Pack Office, ULIS, GED EVER, WEBI, SIAP - Apilos, Sharepoint, fiche patrimoine.),
o En vous appuyant sur les procédures existantes au sein du service, vous vous assurez du respect des process, des engagements contractuels et des demandes des partenaires,
o Vous collaborez à l'évolution et à la rédaction des méthodes et procédures, participez à la mise en place de nouveaux outils, prenez les initiatives pour contribuer à la bonne marche du service.
o Vous participez à des réunions et commissions en interne et en externe, vous assurez les délégations qui vous sont confiées.

La liste des activités et missions est non exhaustive et est susceptible d'évoluer.

Vous travaillez 4 jours par semaine sur un temps complet (jour à définir avec l'employeur)

Retrouvez l'annonce détaillée sur notre site internet et postulez directement : https://alpeshabitat.fr/nos-offres/CDG44.
Vous avez jusqu'au 24/03/2025 pour postuler.

Experience: 12 Mois

Compétences: Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information,Utiliser les outils numériques,Aptitude à la communication orale et ecrite,Réglementation liée au logement social,Maitrise de Pack Office

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Location de logements

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Respecter ses engagements, assumer ses responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.