Office manager - secrétaire général h/f anglais courant

GR Intérim et Recrutement, cabinet de recrutement spécialisé en personnel bilingue et biculturel, recherche pour son client, une entreprise immobilière familiale, un Office Manager - Secrétaire Général H/F Anglais courant.

Au sein de cette SCI familiale, vous apporterez votre soutien à la Fondatrice dans l'administration et la comptabilité de ses affaires professionnelles. La fondatrice partage son temps entre les Etats-Unis (60%) et la France (40%).

Il s'agit d'un CDI à pourvoir en janvier 2025. Le poste est basé à Paris 2ème avec 3 jours de présentiel et 2 jours de télétravail, si souhaité.

39h par semaine - statut cadre.

3 jours en horaires décalés (jusqu'à 21h00) afin de travailler en simultané avec la Fondatrice.


DEFINITION DES TACHES :

Auprès de la Fondatrice, vous vous occuperez de soutenir son activité de gestion immobilière en assurant un suivi rigoureux des aspects administratifs, comptables et organisationnels, tout en agissant comme un relais de confiance au quotidien. Les missions principales du poste sont les suivantes :

1. Suivi administratif et gestion financière :

* Gérer de manière rigoureuse les dossiers liés aux biens immobiliers, en veillant à leur conformité administrative et financière.
* Élaborer et actualiser des tableaux Excel pour le suivi budgétaire et la projection de différentes variantes financières.
* Superviser la facturation, les paiements, et réaliser des reportings financiers réguliers.
* Ajourner les dépenses en cours et préparer les budgets annuels en tenant compte des dépenses en cours et des prévisions.
* Rédiger et mettre en forme des documents officiels (Word, PowerPoint) destinés à des interlocuteurs institutionnels (notaires, banques, administrations).
* Veiller à la négociation des contrats.
* Organiser et archiver les documents administratifs et comptables (physique et numérique).
* Gérer l'impression, le classement et le scan des dossiers officiels (physique et numérique).

2. Coordination et communication managériale :

* Suivre les travaux en cours et assurer une communication fluide avec les fournisseurs, institutionnels, et clients.
* Superviser et gérer le personnel de maison en coordination avec la Fondatrice.
* Maintenir une bonne relation avec l

PROFIL RECHERCHÉ :

Nous recherchons une personne organisée et rigoureuse dans la gestion des chiffres, maîtrisant le Pack Office (Word, Excel, PowerPoint) avec efficacité et rapidité. Cette personne doit faire preuve de souplesse, flexibilité et d'adaptabilité aux méthodes de travail en place, et apprécier aussi bien le travail en autonomie qu'en collaboration directe avec la fondatrice.
Nous recherchons une personne capable de réaliser une représentation professionnelle de la fondatrice de façon irréprochable et expérimentée.

CONDITIONS, REMUNERATION & AVANTAGES :

-Convention collective de l'immobilier

-Rémunération selon le profil et l'expérience : 45-65kEUR sur 13 mois

-Statut Cadre

-3 jours en horaires décalés (13h00-21h00)

-7 RTT / an

-Télétravail : 2 jours, si souhaité

-Déplacements ponctuels à prévoir en province

REF : SCI/OFFSEC/1224

Experience: Expérience exigée de 7 An(s)

Qualification: Cadre

Secteur d'activité: Activités des agences de travail temporaire