Secrétaire pédagogique (h/f) - cdd 1 mois

Assurer l’accueil physique et téléphonique des élèves, des familles, des enseignants

Assurer le secrétariat pédagogique du Conservatoire et des ateliers des Beaux-Arts apporter un soutien administratif aux différentes actions du Conservatoire.

Accueil physique et téléphonique :

• Accueillir, renseigner, orienter les usagers, sur le plan administratif en lien avec les actions pédagogiques

• Assurer une parfaite gestion des appels téléphoniques filtrage, suivi de l’adresse courriel du conservatoire et du traitement des messages

• Prise de RDV téléphonique et physique avec la responsable des études et de l’enseignement

• Réception et expédition du courrier et mailing dans le respect des consignes et procédures (enregistrement, diffusion aux responsables hiérarchiques, photocopies…)

Tâches administratives :

• Aide ponctuelle dans l’organisation des évènements d’envergure de la Direction du Conservatoire

• Relation directe avec les professeurs (courrier et autres)

• Inscription et réinscription des élèves

• Utilisation des logiciels spécifiques au conservatoire Imuse Concerto Synbird…

• Bilan des présences et absence des enseignants

• Suivi des absences des élèves, envoi des avis aux familles, relance des enseignants

• Relation directe avec la/le responsable de l’organisation opérationnelle et administrative

Dans le cadre des missions d’accueil

1/ Connaissance de l’outil informatique

2/ Maîtrise du logiciel spécifique de fonctionnement du Conservatoire

3/ Maîtrise des techniques de réception, d’accueil physique et téléphonique

4/ Savoir travailler en équipe : lien avec l’agent secrétariat accueil/ Connaissance de la ville et des autres services municipaux

6/ Bonne expression orale et écrite

Dans le cadre des tâches administratives

1/ Savoir s’adapter aux matériels et techniques informatiques

2/ Rigueur, disponibilité, sens du Service Public

3/ Travail en équipe,

4/ Savoir encadrer

Horaires : lundi - vendredi de 10h à 18h