Secrétaire de syndicat (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire Temps de travail Temps non complet, 17h30 hebdomadaire Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Ce poste se compose de 2 temps partiels (35h, soit 2 x l'un pour la commune et l'autre pour le SIVOS MBT - Syndicat gérant l'école maternelle de Mareil-le-Guyon. Les 2 postes sont situés dans les locaux de la mairie de Mareil-le-Guyon. Voir l'offre de la Mairie: 078250404000870 qui la complète.

•Assistance à l’autorité territoriale
-Assurer le suivi des projets du SIVOS MBT
-Contrôler la légalité des actes administratifs et juridiques

•Gestion de l'école maternelle
-Instruire les dossiers et préparer les décisions du Conseil d’Administration
-Suivre et mettre en œuvre les décisions, rédaction des comptes rendus de séance.
-Elaboration des titres concernant le périscolaire
-Elaborations des mandats
-Suivi des commandes de repas et inscriptions en garderie
-Gestion des nouvelles inscriptions à l’école avec information à la direction de l’école.
-Information aux enseignants des inscriptions absences
-Mettre à jour le site du SIVOS MBT
-Accueillir les parents, renseigner sur l’organisation du SIVOS MBT
-Passer les commandes et vérifier la corrélation livraison/ facturation
-Gestion des PAI
-Répondre aux demandes des ATSEM concernant d’éventuels travaux de photocopie, marquage…

•Secrétariat
-Accueil téléphonique et physique
-Préparer la tenue des réunions et comité
-Organiser et participer aux comités syndicaux
-Répondre aux courriers et mails divers
-Gérer les relations avec les enseignants, les parents ainsi que les différents partenaires et fournisseurs
-Classer l’ensemble des documents
-Reprise du classement des dossiers antérieurs
-Classement des documents de cantine (fiche de T°C, suivi …)

•Gestion des ressources humaines
-Gestion du personnel (congés, formation, gestion de carrières, médecine préventive, retraites)
-Mise à jour des dossiers du personnel
-Rédiger les contrats et conventions
-Établissement des paies du personnel en totalité et des Indemnités élus
-Sécuriser les actes, assurer une veille réglementaire et juridique

•Organisation du Comité Syndical
-Préparer et rédiger des documents administratifs et techniques,
-Suivre et mettre en œuvre les décisions du Comité avec rédaction des comptes rendu de séance et des délibérations (suivi en Préfecture).

•Elaboration du Budget – Comptabilité-Dossiers de subventions/Marchés publics/urbanisme
-Assurer la comptabilité (dépenses-recettes)
-Gérer la dette, les amortissements et le FCTVA
-Participer à élaboration des budgets, assurer le suivi en lien avec la trésorerie (budget communal M57
-Assurer le montage des dossiers relatifs aux opérations d’investissement avec recherche de subventions et suivi administratif et financier des projets.
-Gérer les régies municipales Missions / conditions d'exercice Collaboratrice de la présidente du SIVOS MBT, vous assurez la mise en œuvre des activités du SIVOS MBT de Mareil-le-Guyon, en collaboration avec la secrétaire de mairie de la commune Profils recherchés Assistance à l’autorité territoriale / Secrétariat /Organisation des Comités Syndicaux / Participation à l’élaboration du Budget – Comptabilité-Dossiers de subventions/Marchés publics

-Connaissances du Code Général des Collectivités
-Connaissance des instances et processus de décision du SIVOS MBT
-Maîtrise du Pack Office
-Maîtrise du logiciel JVS Cloud Village dont logiciel périscolaire
- Respecter
•Les consignes et directives

Savoir
-Gérer son temps / sens de l’organisation
-Prendre des initiatives
-Remonter les informations, demandes, ainsi que les dysfonctionnements à la hiérarchie

Être
•Disponibilité et adaptabilité
•Motivé
•Ponctuel
•Respectueux du devoir de réserve

Avoir
•La capacité de travail en équipe
•Le sens de la communication