Gestionnaire de scolarité (h/f)

Au sein de l'IUT de l'Indre, vous assurer la gestion de la scolarité des étudiants du Département GEA (Gestion des entreprises et des administrations).

Activités principales

Sous la responsabilité du Directeur de l'IUT de l'Indre, de la RSA, de la Responsable de la scolarité pour le domaine administratif de la scolarité (APOGEE) et du Chef de département GEA pour la vie pédagogique de la formation, vos principales activités seront les suivantes :

- Accueillir et informer les usagers : étudiants, personnels, familles, intervenants.

- Recevoir les communications téléphoniques et traiter les différents messages.

- Traiter et diffuser le courrier et les mails (arrivée - départ).

- Réaliser, présenter, trier, classer et archiver des documents.

- Etablir les commandes administratives (suivi jusqu'à la réception)

Pour les étudiants :

- Suivre les dossiers eCandidat et Etudes en France + PARCOURSUP : paramétrage, outil d'aide à la décision, préparation du jury d'admission.

- Suivre les Inscriptions et réinscriptions Administratives dématérialisées sur APOGEE (Années 1, 2 et 3).

- Réaliser les Inscriptions Administratives semi-dématérialisées pour les étudiants internationaux (Années 1, 2 et 3) et suivre l'ajout des pièces sur PJ WEB.

- Réaliser les Inscriptions Pédagogiques sur APOGEE (paramétrage des groupes, saisies/imports des notes, lancement de calculs et des résultats, édition des PV de jury).

- Effectuer les remboursements des droits sur APOGEE (uniquement pour les boursiers tardifs).

- Gérer les démissions des étudiants.

- Diffuser les livrets de l'étudiant (FI, FC).

- Gérer les absences (convocations, récupération et saisies des justificatifs, saisies sur SCODOC des feuilles d'émargement des vacataires, archivage).

- Organiser les élections des représentants des étudiants. Etablir les conventions de stage dans ESUP-STAGE (Années 1, 2 et 3) + avenants, mails aux entreprises.

- Organiser les soutenances de stages, portfolio, SAÉ,

- Préparer les jurys de semestres et d'attribution du BUT,

- Gérer les bulletins de notes + attestations de réussite,

- Gérer les diplômes et les demandes de duplicata de diplôme,

- Gérer le réseau des anciens étudiants,

- Venir en soutien pour l'organisation des SPO et JPO,

- Organiser les journées d'immersion des lycéens.

- Suivre les contrats des étudiants pour le tutorat (de la signature du contrat à l'état de service fait mensuel).

Tâches relatives aux enseignants :

- Afficher les emplois du temps et les absences,

- Gérer et suivre les ordres de mission des vacataires et les frais de déplacement,

- Organiser le suivi des stages par les enseignants (base de données, centralisation des fiches d'évaluation),

- Rédiger les comptes rendus des réunions pédagogiques et conseil de perfectionnement

Experience: Débutant accepté

Compétences: Règlement intérieur, consignes de sécurité, règles de vie collective,Expliquer et faire respecter les règles et procédures,Surveiller la ponctualité, l'assiduité des élèves aux cours, contrôler les justificatifs,Outils bureautiques (Word, Excel),Maîtrise de l’expression orale,Organiser et planifier ses activités,Actualiser ses connaissances, Maîtrise des techniques de communication

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.