Coordinatrice des secrétariats médicaux f/h

Département médico-universitaire (DMU) Cancérologie et spécialités médico chirurgicales
Activités : oncologie médicale, urologie, chirurgie digestive, hépato gastro entérologie, oncologie digestive, plateau d’endoscopie, HDJ chimiothérapie

DMU Cancérologie
site COCHIN

LIAISON HIERARCHIQUES
- Directeur médical du DMU : Pr CORIAT Romain
- Cadre paramédical de DMU : QUEVREUX Valérie
- Cadre supérieur de santé : GARCIA Valérie, ONGARO Carole, DEROUX DAUPHIN Cécile

Localisation du poste
Localisation du poste
France, Ile-de-France, Paris (75)

Ville
Paris 14

Hôpital et/ou site
Hôpital Cochin - Port-Royal - Paris 14 (GHU Centre)

Service d'affectation
DMU Cancérologie

· Organisation et coordination des professionnels de l’ensemble des secrétariats médicaux

· Participation à l’élaboration, la mise en œuvre et/ou la restructuration de l’activité des secrétariats médicaux dans l’objectif d’optimiser les organisations

· Réalisation d’audits organisationnels des secrétariats et proposition d’actions d’amélioration sur le secteur d’activité.

· Déploiement et mise en œuvre de nouveaux outils : reconnaissance vocale, zéro papier….

· Encadrement des équipes de secrétaires médicales en collaboration avec les cadres supérieurs de santé et l’équipe médicale du service concerné, gestion et accompagnement du développement des secrétariats médicaux

· Organisation des plannings de présence (planification des congés, gestion des absences etc.)

· Evaluation/notation des secrétariats médicaux et reporting au cadres supérieurs et chef de services concernés

· Recrutement, gestion des mobilités, suivi de la gestion prévisionnelle des emplois, accompagnement des personnels dans le parcours d’intégration

· Analyse et suivi de l’activité et des effectifs

· Gestion du dispositif d’accueil des nouveaux arrivants (accès informatique, découverte de l’environnement professionnel, informations générales, formations, livret d’accueil, etc.)

· Organisation de la formation des personnes aux techniques et procédures de son domaine et à leur application

· Paramétrage en lien avec le SI des outils et logiciels relevant de l’activité des secrétariats médicaux

· Animation et coordination de l’ensemble des secrétariats médicaux : organisation et animation de réunions et de groupes de travail, information et communication sur les projets institutionnels, partage de pratiques, séminaires, etc en collaboration avec les cadres supérieurs et l’équipe médicale…

· Accueil des stagiaires et encadrement de leur formation

· Travail en collaboration avec les cadres supérieurs de services, concernant l’organisation, les situations individuelles complexes, avant les prises de décisions et communication conjointe avec les équipes médicales

Savoir faire requis:

• Concevoir, piloter et évaluer un projet/un processus relevant de son domaine de compétence
• Analyser et optimiser un/des processus
• Traduire les orientations, plans d'actions et moyens de réalisation, en activités quotidiennes
• Arbitrer et/ou décider entre différentes propositions, dans un environnement donné
• Identifier et analyser les évolutions et leurs impacts sur les activités relatives à son domaine de compétence
• Fixer des objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et/ou individuelles
• Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour leur réalisation
• Piloter, animer, motiver une ou plusieurs équipes

Connaissances requises :

• Organisation et fonctionnement interne de l'établissement et des services de soins
• Maîtrise des techniques, missions et de l'évaluation de la charge de travail
• Capacité à gérer et communiquer avec les équipes en s'adaptant à divers publics
• Capacité à accompagner et fédérer les équipes vers le changement
• Gestion administrative
• Gestion des conflits

DIPLOMES ET OUTILS

Secrétariat et gestion administrative
Bac professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de direction (niveau III)
Concours d'adjoint des cadres