Chargé d’archives électroniques f/h

Mission

Dans le cadre du projet « Essentiel » sur la transformation numérique et sur la dématérialisation des processus administratifs, le chargé des archives électroniques du programme sera le référent-expert auprès des parties prenantes internes du programme.

En lien direct avec le service des archives, il sera en charge d’assurer l’ensemble des actions d’archivage de la communauté AMU, le tout en relation avec le déploiement fonctionnel des outils de dématérialisation, en particulier le parapheur électronique et la signature électronique.

Il accompagnera la visibilité des projets en cours avec les parties prenantes du projet, fédérera autour du projet et donnera du sens à ce changement de pratique d’archivage.

Activités principales :

Définir les impacts de l’intégration de la totalité de la production documentaire dématérialisée - issue des processus de la plateforme de digitalisation ou des projets transformants déjà en cours - dans le parapheur électronique :

1. En évaluant et sélectionnant les contenus à archiver après analyse des données/documents et en fonction des obligations juridiques et des règles d’archivage en vigueur

2. En établissant un diagnostic de conservation et en priorisant les projets

3. En préparant les outils de gestion des archives électroniques :

Créer le plan de classement/arborescence dans la GED NUXEO et l’outil parapheur

Élaborer les référentiels documentaire et de nommage et les mettre à jour

Définir et gérer le cycle de vie des documents stockés dans la GED NUXEO

4. En mettant en place les flux, automatisés ou non, vers le système d’archivage électronique VITAM du CINES pour les documents dématérialisés ou données à valeur probante et/ou patrimoniale :

Structurer les versements en définissant les prérequis avant transfert (définir la granularité de l’archivage, le type de transfert, sélectionner les métadonnées, contextualiser le projet, modéliser les données etc.), élaborer les SIP, les accords de versements et rédiger les PA, suivre et contrôler les versements et la conservation des données

Collaborer étroitement avec la Direction du Numérique (DIRNUM) sur le choix des outils, des moyens techniques permettant la mise en œuvre des transferts de flux du parapheur/GED vers le SAE – connecteurs et/ou orchestrateur, aider à la prise de décision, suivre la mise en production des transferts avec tous les interlocuteurs dédiés internes et externes

Participer à tous les ateliers de travail avec le CINES

Assurer le suivi administratif et financier du conventionnement avec le CINES

Positionnement hiérarchique :

Sous l’autorité hiérarchique de la responsable du service des archives d’AMU rattaché à la Direction des Affaires Juridiques et Institutionnelles (DAJI). Le chargé d’archives électroniques travaillera en lien fonctionnel fort avec l’équipe projet du programme essentiel.

Profil

Vous avez une formation en archivistique ou expérience professionnelle sur un poste similaire.

Vous avez des connaissances du cadre légal en matière d’archives publiques (Code du Patrimoine, Droit des archives, RGPD), plus particulièrement applicable aux archives électroniques.

Vous maîtrisez les règles de gestion des archives, les principes de classement et d’analyse archivistique (sélection/description/indexation), le langage xml.

La connaissance de la GED NUXEO serait un atout.

Votre sens de l'organisation, de l'adaptation ainsi que votre sens du relationnel seront un atout pour le poste.

Un processus de recrutement fluide et transparent :

À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

- Une flexibilité du travail : la possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours par semaine après seulement 6 mois d'ancienneté selon le service concerné

- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an

- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires

- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap

- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable

- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social