Poste secretaire : agence d - association privart collections (h/f)

Agence d'architecture d'intérieur toulousaine cherche un(e) secrétaire, confirmé(e) et expérimenté(e).
La charge de travail est répartie en 2 temps, un sur avec l'agence d'architecture et un 2ème sur l'association PRIVART Collections dont M. Jean-Pierre DUMONT est le président.

Le travail à effectuer consiste à (liste non exhaustive) :
Agence D :
- Accueillir physiquement les clients
- Gérer des mails, appels et des courriers entrants et sortants
- Gestion administrative e l'Agence D :
→ Déclaration de la TVA tous les mois,
→ Etablissement des contrats et factures d'honoraires
→ Mise à jour des tableaux EXCEL de l'agence
→ Etc.
- Gérer administrative des chantiers :
→ Etablissement des appels d'offres, marchés, ordres de services
→ Établissement des PV d réunions, réception, ect.
→ Vérification et établissement des certificats de paiements
→ Suivis et organisations des réunions.
- Gérer l'agenda du dirigeant (rendez-vous, réunions, déplacements, .)
- Suivi et mise à jour du site-web de l'agence

PRIVART Collections :
- Organiser des réunions et préparation des documents nécessaires.
- Gérer les dépôts et envois des documents administratifs.
- Gestion des mails et action à suivre.
- Gestion évènementielle des projets de l'association
o Etablir les campagnes de paiement en ligne pour les différents évènements
o Faire le bilan des réservations
o Envoyer les newsletters
o Etc..
- Etablir le suivi des opérations bancaire pour le Trésorier
- Suivi et mise à jour du site-web de l'association
- Etc.

Ce poste est un CDI à temps plein (39heures), avec 2 mois de période d'essai.
Maitrise du pack office exigée.
La rémunération mensuelle brute sera de 1801.80euros pour 151.67heures auquel s'ajoute 17.33 heures supplémentaires majorées à 25% pour un montant de 274.50euros. La rémunération globale brute sera alors de 2075.50 euros pour 169 heures.
A pourvoir immédiatement.

Horaires agence
- Du lundi au jeudi : 9h00-12h30 / 14h00-18h00
- Le vendredi : 8h00-12h00 / 14h00-17h00
Merci de nous envoyer votre CV, lettre de motivation (au format PDF) :

Experience: 3 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Comptabilité générale,Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative d'une activité,Définir des besoins en approvisionnement,Organiser des déplacements professionnels,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Renseigner, mettre à jour une documentation technique,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Utiliser les outils numériques

Langues: Espagnol souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités d'architecture

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.