Assistant(e) gestionnaire copropriété (h/f)

Description Du Poste
- Votre but : Contribuer à la bonne gestion d'immeubles en copropriétés en étant le relais entre le gestionnaire, les copropriétaires, les intervenants et les autres services du cabinet.
- Votre équipe : Des gestionnaires, des assistantes et des comptables très compétents et dynamiques.
- Vos Missions :

DOMAINE : ADMINISTRATIF
* Accueil téléphonique et physique des clients, gestion des agendas, du courrier, et des mails,
* Prise en charge des doléances des clients copropriétaires, Gestion des ordres de services aux entreprises,
* Mise en forme des comptes rendus de visites et conseils syndicaux selon les notes du gestionnaire,
* Gérer les relations avec les différents intervenants : membres du conseil syndical, fournisseurs, copropriétaires
* Préparation des assemblées générales, mise en forme des convocations selon l'ordre du jour fait avec le gestionnaire, et diffusion des procès-verbaux d'AG,
* En collaboration avec le gestionnaire, contribuer à la mise en œuvre des décisions prises en AG,
* Mise à jour des carnets d'entretien, du suivi des immatriculations (fiches synthétiques) et des registres des assemblées,
* Fidélisation de la clientèle par votre relationnel privilégié avec les copropriétaires.

DOMAINE : RELATIONNEL
* Répondre aux appels téléphoniques des copropriétaires, fournisseurs, administrations ...et traiter les demandes ;
* Accueillir la clientèle, les fournisseurs et répondre à leurs demandes.
* Assurer la relation privilégiée avec nos partenaires institutionnels dédiés

DOMAINE : EXPERTISE MÉTIER
* Mandater les prestataires pour l'entretien courant des immeubles ;
* Demander les devis dans le cadre des appels d'offres adressés à différents fournisseurs ;
* Réceptionner les devis, relancer les fournisseurs le cas échéant, et envoyer les devis au conseil syndical et/ou les mettre en attente de la prochaine assemblée.
* La préparation, le compte-rendu et le suivi des assemblées générales ;
* Le suivi des réclamations courantes, de la maintenance technique et des calendriers d'exécution en veillant à l'information et au respect des obligations des parties prenantes ;

Les + du poste :
* Des conditions de travail optimales, un espace de travail moderne et chaleureux,
* Ambiance d'équipe à taille humaine,
* Un service sinistres dédié !
* Des outils modernes vous permettant de mener au mieux vos tâches,

Description Du Profil
Diplômé(e) ou autodidacte, vous bénéficiez nécessairement d'une expérience dans le métier de Syndic de copropriété afin de mettre à profit votre savoir-faire immédiatement. Nous cherchons une personnalité dynamique, un esprit vif, capable d'agir en grande autonomie, ayant le sens des priorités et de l'anticipation, réactive, sachant organiser son temps de travail, avenante, ayant un goût prononcé pour le contact humain et l'esprit d'équipe, diplomate et qui s'adapte à toutes situations. Maitrise des outils informatiques (Logiciel métier ICS souhaité), aisance rédactionnelle et orale indispensables !

Poste à pourvoir pour notre agence de Nice 9 rue Jacques Offenbach à NICE.

Experience: 1 An(s)

Compétences: Droit immobilier,Gestion immobilière en copropriété,Actualiser les informations mises à la disposition d'un public,Gérer des réclamations et litiges,Organiser un conseil d'administration, une assemblée générale,Réaliser le suivi des décisions prises en assemblées de copropriété,Relayer de l'information,Suivre et mettre à jour des systèmes d'information (équipements, compteurs, ...) liés aux interventions sur le site

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Agences immobilières

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.