Assistant.e administratif.tive et budgétaire de la direction des ressources humaines (h/f)

RESPONSABILITÉS :

Sous l'autorité hiérarchique de la DGSA en charge des ressources humaines, en lien étroit avec les directrices adjointes ainsi que les chefs de service de la Direction, vous prendrez en charge :
1/ la gestion administrative et le secrétariat :
- Accueil physique et téléphonique.
- Gestion des agendas et réservation des salles de réunions.
- Planification du calendrier RH et des documents associés : séminaires, réseau des Référents RH.
- Gestion du courrier (arrivé et départ).
- Production et mise en forme des documents divers : convocations, power point, compte rendus...
- Gestion de la logistique : commande de fournitures de bureaux.
- Saisie des ordres de mission sur l'application NOTILUS (déplacements, hébergements) pour les partenaires hors UPEC,( et les tenir informés.)
- Recherche d'informations concernant le suivi d'un agent sur le progiciel SIHAM
- Vous assurez le protocole d'accueil des nouveaux arrivants à la DRH (agents, apprentis, stagiaires...).
- Vous êtes le/la référent.e pour les interventions de la DSI et du Patrimoine (ordinateurs, téléphones, photocopieurs, enlèvement, déménagement, livraison, etc...).
2/ Le suivi budgétaire :
- Assurer le suivi des devis, bons de commande, justificatifs de service fait et factures pour le budget de la DRH avec la Direction des Affaires financières (Direction des Affaires Financières)
-Transmettre les devis et bons de commande aux prestataires concernés.
- Etablir et suivre les dépenses sur un tableau de bord.
- Suivre l'utilisation des crédits (en lien avec la DAF).
3/ Autres activités :
- Travailler en collaboration avec l'assistante de la DGS., et en cas d'absence, la suppléer
- Organiser la préparation des CSA, en lien avec la(le) chargé.e de mission veille juridique et organisation des instances.
--Participer à la mise à jour de la page intranet de la DRH en collaboration avec les services concernés.
4/Relations transversales :
- Directions - Services communs et composantes de l'UPEC.
- Fournisseurs.
- Direction des affaires financières et Agence comptable.

PROFIL RECHERCHÉ :

Connaissances :
- Bonne connaissance de l'université et de son fonctionnement.
- Connaissance des techniques de communication (écrite et orale) et le principe de la prise de notes.
- Bonnes notions de gestion financière et comptable.
- Bonne maitrise du français
Savoir-Faire :
- Maîtriser les logiciels courants de bureautique (Word, Excel, Teams, Outlook...)
- Capacité à acquérir de nouvelles compétences
- Connaissances des logiciels de comptabilité (SIFAC) et des ordres de missions (NOTILUS) et les informations RH d'un agent (SIHAM) à acquérir (formation en intra assurée).
Savoir-Etre :
- Esprit d'équipe et sens du service public.
- Autonomie, rigueur, adaptabilité et fiabilité.
- Aptitude à rendre compte et alerter.
- Gestion des priorités, du temps de travail.
- Aptitude à s'exprimer en public.
- Capacité à travailler en équipe et en transversalité.

Experience: Débutant accepté

Qualification: Employé qualifié

Acteur majeur de l'innovation universitaire ancré dans le Grand-Est Parisien, l'établissement développe une approche en synergie de ses missions de formation, de recherche, d'insertion professionnelle et de lien avec les partenaires. Elle favorise les démarches interdisciplinaires pour répondre aux défis de la société dans son environnement.