Assistant.e de coordination des formations (h/f)

Description

Ares Compétences, organisme de formation d'Ares, est dédié à la conception, l'animation et la gestion opérationnelle de formations pour les salariés et bénéficiaires en insertion de différentes structures du groupe Ares (CAVA, SIAE et JVS). La finalité du poste est d'optimiser l'organisation de toutes les formations réalisées dans le périmètre de l'OF Ares Compétences, et d'en réaliser le suivi administratif. Ces deux dimensions contribuent directement à la qualité du service offert aux prescripteurs de formation et aux apprenants eux-mêmes, ainsi qu'au pilotage efficace de la structure, ses exigences Qualiopi et son amélioration continue.

Au sein de l'organisme de formation Ares, en relation directe et autonome avec les structures Ares et autres SIAE qui inscrivent des apprenants sur nos formations, également les formateurs (internes et externes), et les différentes prestataires (salles, matériels, repas), le.la titulaire du poste porte les missions suivantes :

1. Assurer / Coordonner la planification et la préparation des formations assurées par l'OF Ares, sur les plans logistique et humain.
2. Réaliser la gestion et le suivi administratifs des formations proposées par l'OF Ares.
3. Traiter les demandes des prescripteurs (mail, téléphone), et participer à l'accueil physique des stagiaires dans les locaux.
4. Réaliser la veille Qualiopi relative aux moyens matériels / locaux de formation, et réclamations clients.

PROFIL SOUHAITÉ

Expérience

* 1 An(s)

Savoirs et savoir-faire

* Bureautique et outils collaboratifs
* Classement, archivage
* Gestion administrative du courrier
* Guide des bonnes pratiques de l’organisation
* Utilisation de logiciels spécialisés
* Accueillir, orienter, renseigner un public
* Archiver
* Contrôler la conformité des données
* Corriger et mettre en forme un document
* Diffuser une information, une publication
* Mettre à jour un dossier, une base de données
* Numériser des documents, médias ou supports techniques
* Organiser l'agenda des réunions et des rendez-vous
* Organiser un rétroplanning
* Prioriser
* Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
* Utiliser les outils numériques

Savoir-être professionnels

* Faire preuve de rigueur et de précision
* Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
* Être à l'écoute, faire preuve d'empathie


Niveau hiérarchique

Premier emploi


Type d’emploi


Secteurs

Services à la personne

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